Office Manager na miarę potrzeb dzisiejszego pracodawcy

Kim jest Office Manager oraz jaką rolę pełni w firmie? Czy każda organizacja potrzebuje takiej osoby w swoich strukturach?

Office Manager – definicja, zakres zadań

Office Manager, czyli kierownik biura, to osoba odpowiedzialna za kompleksowe prowadzenie biura oraz zarządzanie wszelkimi sprawami w firmie – od zadań administracyjnych po strategiczne decyzje wpływające na funkcjonowanie biura w przyszłości. Zakres obowiązków na tym stanowisku jest bardzo zróżnicowany i obejmuje między innymi: zarządzanie powierzchnią biurową, opiekę nad flotą samochodową, kontakty z dostawcami zewnętrznymi (np. z dostawcami usług telekomunikacyjnych, sprzątających, prawnych, tłumaczeniowych) oraz za współpracę z administratorem budynku czy ochroną. Ponadto osoba na tym stanowisku koordynuje bieżące naprawy i prace konserwacyjne w firmie, zarządza budżetem administracyjnym, a także negocjuje warunki współpracy z kontrahentami.  Często kierownik biura nadzoruje pracę podległego mu zespołu administracyjnego, w skład którego wchodzą recepcja i sekretariat. Jego praca polega na planowaniu oraz delegowaniu zadań, a następnie na kontroli ich wykonania.  Zdarza się też, że osoba ta prowadzi rekrutacje na niektóre stanowiska w firmie. Nasuwa się pytanie, czy zadania Office Managera nie pokrywają się z zadaniami asystentki zarządu, która poza obsługą biura zarządu, ściśle współpracuje z innymi działami firmy i wykonuje zadania administracyjne dotyczące całego biura. Warto mieć świadomość, że role te nieco różnią się od siebie. Zakres zadań Office Managera jest znacznie szerszy, a także większa jest jego odpowiedzialność. Asystentka nie podejmuje strategicznych decyzji związanych na przykład z budżetem administracyjnym. Office Manager często też dba o wysoką jakość obsługi klienta, wyznacza standardy, ocenia sytuacje i poszukuje nowych rozwiązań.

Umiejscowienie w strukturze organizacji i ścieżka rozwoju

Kierownik biura raportuje bezpośrednio do dyrektora oddziału, dyrektora administracyjnego lub dyrektora finansowego – w zależności od struktury firmy oraz jej wielkości. W mniejszych organizacjach linia raportowania biegnie od razu do prezesa, a ścieżka kariery – w stronę wyższych szczebli w administracji biura, zazwyczaj w kierunku osób, do których bezpośrednio raportuje. Jeżeli zajdzie potrzeba zatrudnienia takiej osoby w organizacji, wówczas warto zastanowić się, czy wśród zespołu administracyjnego nie ma kogoś, kogo można awansować i dać szansę rozwoju. Rozwój takiej osoby rozpoczyna się często od stanowiska recepcyjnego, poprzez sekretariat czy asystę biurową (np. w dziale finansowym), aż do stanowiska asystenta/ki zarządu. Jeżeli osoba na niższym o szczebel stanowisku często wychodzi poza swój zakres zadań, wykazuje duże zaangażowanie w swoją pracę oraz posiada umiejętności interpersonalne, analityczne i negocjacyjne to jestem zdania, że sprawdziłaby się na stanowisku kierownika biura. Jeżeli jednak wewnątrz firmy brakuje pracownika o takich kompetencjach, należy wyjść z poszukiwaniami na rynek zewnętrzny w celu znalezienia pracownika o odpowiednim doświadczeniu i kwalifikacjach.

Rekrutacja Office Managera

Na co warto zwrócić uwagę przy zatrudnieniu Office Managera z zewnętrznego rynku pracy? Przede wszystkim dobrze jest się dokładnie zapoznać z doświadczeniem danej osoby – ile lat pracowała na analogicznym stanowisku, czy pracowała w dużych organizacjach o rozbudowanych działach, czy też w strukturach międzynarodowych, które bardzo dobrze zna i świetnie się w nich porusza? Warci rozważenia są kandydaci z co najmniej 3-letnim doświadczeniem, chociaż zdarza się, że nawet 2 lata intensywnej pracy w dynamicznie zmieniającym się środowisku mogą stać na równi z 4-letnią pracą w mniejszej czy mniej dynamicznej firmie. Istnieje też ryzyko, że pod nazwą Office Managera kandydat wykonywał tylko mało angażujące obowiązki administracyjne jak segregacja poczty, obsługa korespondencji, przyjmowanie gości czy umawianie spotkań. Warto więc dokładnie dopytać, na czym polegała praca danej osoby u dotychczasowego pracodawcy. Z obserwacji konsultantów Antal wynika, że warto również sprawdzić, jak kandydat radzi sobie w różnych sytuacjach – czy potrafi działać pod presją czasu, czy umie dokonywać priorytetyzacji zadań, czy szybko znajduje rozwiązania oraz czy trafnie podejmuje decyzje. Na omawianym stanowisku bardzo ważna jest samodzielność, duża inicjatywa działań oraz umiejętność zarządzania zespołem. Warto przygotować sobie odpowiedni zestaw pytań, w szczególności sytuacyjnych, sprawdzających tok myślenia kandydata, a także umiejętność wyciągania wniosków. Można również przygotować odpowiednie scenki sytuacyjne, na przykład dotyczące negocjacji warunków korzystania z usług zewnętrznego dostawcy. Niezbędne na tym stanowisku jest biegłe posługiwanie się pakietem MS Office. Jeżeli do zadań Office Managera będzie należało częste przygotowywanie prezentacji, warto poprosić kandydata o zrobienie krótkiej prezentacji na dany temat. Często kierownik biura zajmuje się także zestawieniami wydatków dla księgowości, dlatego też powinien w bardzo dobrym stopniu znać program MS Excel. Duże, międzynarodowe korporacje wymagają biegłej znajomości języka angielskiego, a często również drugiego języka – w zależności od pochodzenia firmy. Nie zapomnijmy więc o dokładnej weryfikacji umiejętności językowych kandydata. Jeżeli kierownik biura ma być odpowiedzialny za liczny zespół administracyjny, warto już na etapie rekrutacji sprawdzić kompetencje menedżerskie, poprzez różnego rodzaju testy psychometryczne. Pamiętajmy również o dokładnym zbadaniu motywacji kandydata oraz sprawdzeniu jego referencji. Zatrudnienie nieodpowiedniej osoby może nas sporo kosztować – czasowo, finansowo i emocjonalnie.

Kompetencje Office Managera

Na jakie kompetencje miękkie powinniśmy zwrócić uwagę w trakcie rekrutacji na stanowisko Office Managera, a osób o jakich cechach lepiej nie zatrudniać na to stanowisko? Na podstawie przeprowadzonych przeze mnie rekrutacji jestem zdania, że lepiej nie decydować się na zatrudnienie osoby, która nie jest asertywna, boi się wyzwań, a także jest mało energiczna i operatywna.  Jeżeli widzimy, że kandydat jest zamknięty w sobie, mało komunikatywny, niechętnie opowiada o swoich obowiązkach u poprzedniego pracodawcy to warto zastanowić się, czy poradzi sobie z wykonywaniem zadań w naszej organizacji. Być może kandydat świetnie zarządza czasem, bardzo analitycznie podchodzi do zadań, ale brak dynamiki i umiejętności komunikacyjnych w jego pracy sprawiają, że podczas negocjacji warunków z dostawcami usług czy też składania reklamacji osoba ta nie będzie wiedziała, jak wyegzekwować odpowiednie świadczenia. Kompetencje miękkie są niezwykle ważne na tym stanowisku, dlatego też warto skupić się na dogłębnym sprawdzeniu tego obszaru u kandydata. Dopełnieniem doświadczenia oraz cech charakteru i umiejętności jest odpowiednie wykształcenie potencjalnego kierownika biura. Dobrze, aby kandydat posiadał wykształcenie wyższe kierunkowe, jednak jestem zdania, że nie powinien to być warunek zatrudnienia. Czasem wykształcenie inne niż administracyjne czy ekonomiczne świadczy o szerokich zainteresowaniach kandydata. W chwili obecnej istnieje szereg kursów doszkalających, obejmujących zagadnienia związanie z zarządzaniem czasem, zarządzaniem projektami czy zespołem, a także zagadnienia dotyczące profesjonalnej obsługi klienta oraz obsługi komputera i programów biurowych. Ponadto istnieje również wiele kursów językowych doszkalających w obszarze słownictwa z obszaru Business English. Ukończenie takich kursów przez kandydata na pewno wzbogaci jego wiedzę oraz umiejętności, aby w pełni objąć stanowisko Office Managera. Niemniej jednak ważna jest ogólna postawa osoby ubiegającej się o to stanowisko, wysoka kultura osobista oraz widoczny w zachowaniu profesjonalizm, kultura wypowiedzi oraz umiejętności prowadzenia dialogu.

Wynagrodzenie Office Managera

Jaki budżet należy przeznaczyć dla kierownika biura? Jakie są oczekiwania finansowe kandydatów ubiegających się o to stanowisko? Z mojego doświadczenia wynika, iż wynagrodzenie miesięczne na tym stanowisku waha się od 7000 do 12 000 PLN brutto. Do tego często dochodzi premia lub bonus roczny, kwartalny bądź miesięczny, a także niezbędne narzędzia pracy: samochód służbowy, laptop, komórka oraz benefity pozapłacowe: prywatna opieka medyczna, karty sportowe. Z pewnością im wyższa jest odpowiedzialność na danym stanowisku, tym większy budżet należy na niego przeznaczyć. Kandydaci z większym doświadczeniem mogą liczyć na wynagrodzenie w wysokości 9000-1000 PLN brutto, a więc trzeba być świadomym, że ich oczekiwania finansowe przy przejściu do nowego pracodawcy wzrastają najczęściej o 15-20 %, w stosunku do obecnych warunków. Jeżeli nie jesteśmy w stanie zapewnić takiego wynagrodzenia na początku zatrudnienia, dobrze jest określić w umowie, kiedy pracownik może się spodziewać realnego wzrostu wynagrodzenia oraz jakie warunki musi spełnić. Być może doświadczenie i umiejętności danej osoby pozwolą na zaoszczędzenie budżetu na innym polu, na przykład dzięki odpowiednim negocjacjom warunków współpracy z kontrahentami, co niewątpliwie wpłynie na płynność finansową firmy. Dzięki temu, w dalszej perspektywie zatrudnienia będziemy mogli zapewnić pracownikowi wyższe wynagrodzenie. Ponadto, jeżeli wyższe wynagrodzenie jest dużym obciążeniem budżetowym dobrze jest poszukać innych możliwości pozapłacowych, takich jak opłacenie studiów, szkoleń, czy kursów językowych. Z pewnością nie warto oszczędzać na strategicznych stanowiskach w organizacji. Z moich obserwacji wynika, iż nierzadko bardzo trudno jest znaleźć odpowiedzialnego i kompetentnego kierownika biura. Nie zapominajmy, że to właśnie ta osoba będzie miała wgląd w ważniejsze sprawy biurowe, będzie odpowiedzialna za budżet oraz bardzo często w wyniku jej decyzji firma może stać się jeszcze bardziej konkurencyjna. Zadania Office Managera często w dużej mierze odciążają zarząd od koordynacji ważniejszych spraw administracyjnych i pozwalają na skupieniu się jedynie na kwestiach strategicznych dla całej organizacji.

Marta Tobiasz, Team Leader, Antal HR & Admin