Open Space – przeżytek XX wieku

Ten sam człowiek w jednej przestrzeni biurowej może pracować efektywnie, a w innej wprost przeciwnie.  Produktywność nie wynika tylko z cech osobowych. Jednak na układ biura, czasem nie mamy wpływu. Na szczęście jest coś, co można i czasem trzeba zmienić, aby osiągać sukcesy, pracując w open space.

Jest to sprawdzone w dużych firmach, autorskie szkolenie dedykowane menadżerom, pracującym w open space:

„5 SIŁ PRODUKTYWNOŚCI”. Kliknij, aby zostać poinformowanym o szczegółach i terminach szkolenia.

Dlaczego mimo nieefektywności tego rozwiązania, pracujemy w open space?

Zacznijmy od tego, dlaczego przedsiębiorcy decydują się organizować  biura, na planie otwartej przestrzeni. Po pierwsze dlatego, że pozwala to zmniejszyć koszty wynajmu. Szacuje się, że o jakieś 20%. Z jakiego powodu? Bardzo prostego – w open space, maleje powierzchnia przypadająca na jednego pracownika i w sumie wychodzi taniej. Spadają również wydatki na media, typu: ogrzewanie, klimatyzacja. Po drugie, open space zwiększa szybkość komunikacji. Nie trzeba odwiedzać kolejnych pokoi. Wystarczy tylko nieco się wychylić, aby powiedzieć coś do współpracownika. Po trzecie, zyskuje na tym współpraca. Wszystkie te argumenty , może oprócz pierwszego powodu, to tylko pozorne korzyści.

 Jak jest naprawdę?

W rzeczywistości, otwarta przestrzeń biurowa wręcz zniechęca do komunikowania się, z jednego prostego powodu – braku prywatności. Menedżerowie często uważają, że gdy usuną ściany, pracownicy będą łatwiej prowadzić rozmowy, które zainspirują np. nowe pomysły. Nic z tego, bo gdy wiemy, że to co mówimy, słyszą wszyscy wokół, najczęściej dyskutujemy powierzchownie, nie wnosząc nic konstruktywnego.  Zgoda, komunikacja w open space jest łatwa. Łatwa i …nic więcej. Prawda jest jednak jeszcze gorsza…

Badacze z Uniwersytetu w Sydney: J. Kim i R.de Dear, przepytali 42 tysiące pracowników z 303 różnie urządzonych biur, również w Europie. Ci, którzy pracowali w open space, opisywali je jako miejsca hałaśliwe, rozpraszające i  stresujące. Takie środowisko zupełnie nie sprzyja efektywności. Najbardziej narzekano na zbyt małą przestrzeń osobistą i brak prywatności rozmów. Generalnie, osoby z open space były ze swej pracy zdecydowanie mniej zadowolone, niż te z tradycyjnych biur.

Ile prawdy jest w hałasie?

Wszyscy wiemy, że w hałasie trudno się skupić. W 2000 r. w Journal of Applied Psychology opublikowano wyniki pewnego badania.. W eksperymencie tym, 40 kobiet przez trzy godziny przebywało w zgiełku, który symulował dźwięki typowe dla open space. W tym samym czasie grupa kontrolna cieszyła się błogą ciszą. Potem paniom z obu grup zadano zagadkę, która nie miała rozwiązania, o czym im nie powiedziano. Te, które wcześniej były narażone na hałas, dawały za wygraną dużo szybciej, niż te, które przebywały w ciszy. Sugeruje to, że pracując w otwartej przestrzeni biurowej, spada nasza motywacja, szybciej się poddajemy i jesteśmy mniej skuteczni w rozwiązywaniu problemów.

„Zaraźliwy” open space

Urządzenie biura wyraźnie wpływa na liczbę dni „na chorobowym”.  Na Uniwersytecie Sztokholmskim przeprowadzono badanie na prawie 2 tysiącach pracowników. Osoby pracujące w open space były najbardziej narażone na to, że pójdą na zwolnienie. Coraz więcej jest dowodów na to, że typowe, otwarte przestrzenie biurowe źle wpływają na zdrowie pracowników! Przyczyniają się do wzrostu poziomu stresu, ciśnienia krwi, ułatwiają roznoszenie grypy i prowadzą do utraty energii. Badacze mówią wprost: takie biura ludziom szkodzą.

Ile firma naprawdę traci na open space?

W książce Toma De Marco, „Czynnik ludzki”, opisany jest konkurs, w którym wzięło udział kilkuset inżynierów-programistów z różnych firm na świecie. Najlepsi w tym konkursie byli 10 razy lepsi od najgorszych. De Marco przeanalizował ankiety, które wypełniali uczestnicy, i stwierdził, że inżynierowie z tej samej firmy mieli zwykle podobne rezultaty. Brało się to stąd, iż pracowali w tym samym środowisku. Jakie były te zwycięskie środowiska? Te z dużą prywatnością, przestrzenią osobistą i wolnością w sposobie organizacji pracy! 10 razy lepsi od najgorszych, dzięki środowisku pracy…

Policzmy  straty ze względu na open space, na przykładzie. Załóżmy, że firma (naturalnie o wielko przestrzennej aranżacji biura) zatrudnia 100 osób. Pracują przez 40 godzin tygodniowo i 45 tygodni w roku (uwzględniamy urlopy, święta itp.). Średnia płaca to 3 tys. zł na miesiąc. Zgodnie z tym, co mówią badania, tylko z powodu hałasu, efektywność w open space spada do  10%. Przyjmijmy optymistycznie, że w tym przykładzie maleje jedynie o 2%. Nawet wtedy strata firmy, spowodowana spadkiem efektywności, wyniesie 64080 zł rocznie! A przecież ten przykład nie uwzględnia w ogóle wyższej absencji chorobowej i fluktuacji kadr oraz obniżonej motywacji pracowników.

Najlepsi cierpią najwięcej

I może to jest największy dramat open space. Nasi najlepsi pracownicy, przyszłość naszej firmy, pracują dużo gorzej, a Ci, z którymi rozstalibyśmy się bez żalu, nieznacznie lepiej. Planując taką przestrzeń, wielu myśli, że dzięki temu, jedni będą pomagać drugim przy wymagających zadaniach. Tak się rzeczywiście dzieje i… pracownicy, którzy potrafią sprawnie wykonać trudne zadanie, nie mogą przejść do następnego. Pomagają kolegom, którzy wciąż zwracają się o pomoc, bo ta jest na wyciągnięcie ręki.

Jest jak jest

Nie zawsze mamy wpływ na układ biura, ale jak to sugerował wstęp artykułu: Na szczęście jest coś, co można i czasem trzeba zmienić, aby osiągać sukcesy, pracując w open space. Niedawno w jednym z polskich banków (typowe otwarte przestrzenie) przeprowadzono autorskie szkolenie Grzegorza Frątczaka, dla kadry menadżerskiej. „5 Sił Produktywności”, bo taka jest jego nazwa, dedykowane jest dla firm open space, z reguły dużych korporacji. Minimalizuje ono minusy open space, zmieniając podejście do pracy i jej organizacji, u osób, które zmuszone są pracować na otwartej przestrzeni . Po szkoleniu,  wydajność jednego z zespołów wzrosła o 50%, według firmowego KPI, czyli celów, których osiągnięcie jest nagradzane. Sukcesy pozostałych nie były może aż tak spektakularne, niemniej jakość ich pracy i produktywność zdecydowanie wzrosły.

Jakie zmiany w organizacji pracy zastosowano?

Dość rewolucyjne, ale zdecydowanie poprawiające produktywność i zwalczające kłopoty typowe dla open space. M.in. zajęto się koncentracją i wszystkim co ją utrudnia. W badaniu amerykańskich pracowników, przeprowadzonym przez firmę ASK.com, głośni, rozmowni współpracownicy zajęli  pierwsze miejsce na liście „przeszkadzaczy”. Dopiero za nimi uplasowały się telefony i media społecznościowe. W 2010 r. naukowcy z Uniwersytetu Kalifornijskiego stwierdzili, że do tzw. flow, czyli pełnego zaangażowania w pracę, którą nam przerwano, wracamy za każdym razem ok. 25 minut. Jeśli więc przeszkodzimy komuś 16 razy w ciągu 8-godzinnego dnia pracy, to, w zasadzie, równie dobrze mógłby on rano zostać w łóżku.

Poniżej kilka, z wielu konkretnych zmian, wg szkolenia „5 Sił Produktywnosci”, które powodują, że w open space ludzie pracują spokojnie i produktywnie:

1. Strefa ciszy, czyli miejsca, gdzie można przejść, by zająć się zadaniem, które wymaga dłuższej koncentracji. Może to być sala konferencyjna lub przestrzeń tylko do tego celu. Zasady muszą być jasne dla wszystkich: tu się nikomu nie przeszkadza, nie zagaduje, nie pyta, nie rozmawia przez telefon. Zachowujemy się jak w bibliotece.

2. „Złota godzina”, czyli konkretny wyznaczony np., od 11.30 do 12.30 czas, gdy wszyscy zajmują się swojąpracą i nie przeszkadzają innym.

3. Polityka komunikacyjna w firmie i świadomość, że „muszę być stale online”. Najprostsza polityka komunikacyjna polega na tym, by, kiedy mamy złotą godzinę, sygnalizować to innym, za pomocą jakiegoś systemu, np. flag. Do tego warto ustalić, jaki w firmie jest czas na odpowiedź. Na przykład, jeśli piszemy e-maila, spodziewamy się jej w ciągu 24 godzin, jeżeli sms-a, to w ciągu godziny, a gdy telefonujemy,sprawa jest pilna i odpowiedź powinna być jak najszybciej. Należy też przyjąć, że pracownicy mogą być offline i po prostu skupić się na ważnym zadaniu, bo dzięki temu wykonają je trzy razy szybciej.

Oczywiście, nie ma możliwości opisać tu wszystkich zagadnień, a tym bardziej metod i narzędzi wykorzystywanych w „5 Sił Produktywności”. Tym bardziej miło nam ogłosić, że w styczniu 2015r, planowane jest takie szkolenie w Warszawie. Tym razem nie dla konkretnej korporacji, ale dla wszystkich, którzy chcieliby poprawić swoją osobistą (i swoich zespołów) efektywność i poczucie zadowolenia z pracy w open space. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej: gdzie, kiedy i jak, kliknij poniższy link. Wszystkich, którzy to zrobią, poinformujemy ze szczegółami o możliwości wzięcia udziału w tym warsztacie.

5 SIŁ PRODUKTYWNOŚCI – CHCĘ WIEDZIEC WIECEJ