Optymalizuj koszty druku

Firmy szukają oszczędności właściwie wszędzie. W sukurs przychodzą im tu  nowoczesne technologie, które pozwalają na szybką optymalizację kosztów . Od jakich obszarów należy rozpocząć te poszukiwania? Radzi Michał Czeredys, prezes spółki ARCUS.

Przeważająca większość przedsiębiorstw nie kontroluje kosztów druku   i nie jest w stanie oszacować, ile wydaje na serwis czy utrzymanie urządzeń biurowych , na przykład drukarek wielofunkcyjnych. Wielu właścicieli firm, kupując tanią drukarkę  lub urządzenie wielofunkcyjne , jest przekonanych o trafności podjętej decyzji. Wrażenie to z reguły mija podczas pierwszego zakupu kartridża z tonerem, którego cena bywa nawet wyższa od samego urządzenia.

Tymczasem oszczędne drukowanie  w połączeniu ze sprawnym zarządzaniem obiegiem dokumentów  może przynieść tysiące złotych oszczędności rocznie. Wszystko zależy od wielkości firmy, charakteru działalności i jej potrzeb. Zauważamy, że klienci Arcusa chętnie wybierają sprzęt, który pozwala zoptymalizować koszty, zarówno spośród drukarek, jak i urządzeń wielofunkcyjnych.

Przy wyborze sprzętu drukująco-kopiującego należy zdawać sobie sprawę, że na rynku są dostępne bardzo podobne pod względem technicznym urządzenia. Dlatego właśnie należy zwracać uwagę przede wszystkim na całościowy koszt, którego głównym elementem są wydatki na eksploatację.

 

Gdzie obniżyć koszty?

Zakup nowoczesnych urządzeń biurowych to niemały wydatek dla firmy. Należy pamiętać, że niska cena urządzenia wynika głównie z jego niskiej jakości, a co za tym idzie – skutkuje wysokimi kosztami eksploatacji. Największe koszty generują materiały eksploatacyjne (np.tonery, bęben, kartridże ), przeglądy serwisowe , naprawy, praca administratorów, pobór energii. Stosując ekonomiczne drukarki i drukarki wielofunkcyjne można obniżyć koszty druku nawet dwukrotnie. Wybierając urządzenia trwałe, oszczędne i ekologiczne można zaoszczędzić nawet 10-14 groszy na 1 czarno-białej stronie A4. Przykład: dotyczy to monochromatycznej drukarki Kyocera FS-2100DN, która już przy zadrukowaniu 10 tys. stron pozwoli zaoszczędzić ponad 1 tys. zł w porównaniu z najdroższymi w użytkowaniu urządzeniami konkurencyjnymi.

Uporządkować procesy

Przy zakupie drukarki najlepiej kierować się jej ekonomiczną opłacalnością, czyli przede wszystkim kosztami eksploatacji. Koszty te związane są z całym okresem użytkowania sprzętu. W większości przypadków gwarancja na drukarki na rynku polskim wynosi 24 miesiące. W tym czasie drukarka powinna być sprawna i działać, generując możliwie najniższe koszty druku. W okresie dwóch lat sam zakup urządzenia to 10 proc. kosztów, a 90 proc. pozostałych jest związanych z eksploatacją.

W dalszej kolejności należy określić własne potrzeby i na ich podstawie sprecyzować parametry techniczne konkretnego modelu drukarki. O ile w przypadku typowego urządzenia na biurko, z którego korzysta jeden użytkownik, wystarczająca jest prędkość 25 stron A4/min., to w przypadku drukarki dla zespołu (kilku osób) powinno to być min. 35 stron A4/min.

Istotną funkcjonalnością jest moduł druku dwustronnego, pozwalającego na oszczędność papieru, a przede wszystkim interfejs sieciowy (karta sieciowa), dzięki któremu z urządzenia może korzystać kilka osób. Na kolejnym poziomie wtajemniczenia mamy drukarki departamentowe , z możliwością druku na formacie A3, a także tonerami o wysokiej wydajności. Co ważne, nowoczesne drukarki  i urządzenia wielofunkcyjne pozwalają zaprojektować i wydrukować: papier listowy z firmowym logo, naklejki, wizytówki, banery, ulotki i broszury. Urządzenie wielofunkcyjne  można dodatkowo rozbudować o automatyczne podajniki , dodatkowe szuflady na papier , finiszery  i inne funkcjonalności, umożliwiające układanie, sortowanie, zszywanie, dziurkowanie  i broszurowanie oraz rozdzielanie pracy między poszczególne osoby lub departamenty. Dlatego przed podjęciem decyzji o zakupie przedsiębiorcy rozważają, w jakim celu i przez ilu użytkowników wykorzystywane będzie urządzenie, żeby określić jego najkorzystniejszą konfigurację i dobrać odpowiednie oprogramowanie.

Spośród drukarek laserowych monochromatycznych rekomendujemy modele: Kyocera FS-2100DN , FS-4100DN, FS-4200DN oraz FS-4300DN, dedykowane do rozwiązań biznesowych.

Druk w dzierżawie

Dzierżawa urządzeń drukujących przynosi duże oszczędności. Proste zaplanowanie wydatków na druk w okresie 12, 24, 36 czy nawet 60 miesięcy ma tę kluczową zaletę, że przynosi gwarancję stałej ceny wynajęcia infrastruktury. Niezmienny koszt wynajęcia sprzętu  jest szczególnie ważny przy planowaniu wydatków na inne inwestycje, jak na przykład działania sprzedażowe.

Oprócz obniżenia całościowych kosztów druku, do głównych korzyści  płynących z dzierżawy sprzętu należy:

• zmniejszenie podatku dochodowego firmy,
• zwiększenie płynności finansowej poprzez rozłożenie w czasie wydatków oraz  niezmienne, gwarantowane i przewidywalne koszty.

Finansowanie z bieżących środków obrotowych, łatwe i precyzyjnie budżetowanie oraz dostęp do najnowszej technologii urządzeń i serwisu bez konieczności zakupu, to także niezwykle cenne korzyści, ułatwiające racjonalizację wydatków. Istotne korzyści operacyjne to m.in. stała gwarancja serwisu urządzeń i ich sprawności technicznej, zwiększenie efektywności pracy i sprawności obsługi klienta, usprawnienie procesów produkcji dokumentów, zwiększenie komfortu pracy, zakres świadczonych usług dostosowany do specyfiki klienta, brak kosztów związanych z wymianą starego wyposażenia na nowe po określonym czasie, a także koszty amortyzacji i ubezpieczenia. Odpowiedzialność za prawidłowe funkcjonowanie urządzeń leży po stronie właściciela maszyn.

Dzierżawą powinny się zainteresować zarówno małe, jak i średnie przedsiębiorstwa. Firmy mogą w ten sposób wejść w posiadanie nowoczesnych technologii bez konieczności ponoszenia dużych kosztów. Outsourcing drukowania  jest istotny dla tych firm, które chcą nie tylko unowocześniać, ale także optymalizować określone procesy w firmie i podnosić konkurencyjność firmy za stosunkowo niewielką kwotę. Dzierżawione modele urządzeń dobierane są na podstawie potrzeb i oczekiwań przedsiębiorstw, które mogą zostać wyłonione w wyniku audytu bądź analizy druku.

Kontrola i redukcja kosztów w każdej firmie są priorytetem, dotyczy to także kosztów druku. W małych i średnich przedsiębiorstwach koszty wynikające z produkcji, zarządzania i dystrybucji dokumentów wynoszą ok. 3 proc. przychodów rocznie. W korporacjach i dużych przedsiębiorstwach koszty wynikające z produkcji, zarządzania i dystrybucji dokumentów  wynoszą nawet 15 proc. przychodów rocznie!

Co ważne, należy pamiętać, że w każdej firmie koszty druku będą się powiększały, ponieważ liczba drukowanych informacji w przedsiębiorstwach wzrasta z każdym rokiem.

Korzystne inwestycje

Wdrożenie systemu zarządzania dokumentami  przynosi każdej firmie wymierne korzyści. Przykładem może być tu jedno z największych wdrożeń Arcusa – w BRE Banku. W 2011 roku w banku istniała zróżnicowana infrastruktura urządzeń biurowych, wśród których większość nie była wielofunkcyjna. Arcus wyposażył wówczas BRE Bank w park blisko 1100 urządzeń drukujących, kopiujących, skanujących i faksujących Kyocera . Urządzenia zostały rozlokowane w siedzibie centrali w Warszawie i Łodzi oraz w 130 placówkach detalicznych MultiBanku. Arcus zapewnił bankowi nie tylko sieć urządzeń, ale również nowoczesny system zarządzania drukiem, oparty na innowacyjnej platformie technologicznej. System pozwala na zdalne monitorowanie stanu urządzeń, a także wpływa na optymalizację procesów przepływu dokumentów. Każdy dokument, niezależnie od swojej formy, który trafia do obiegu dokumentów w firmie może zostać zachowany w formie elektronicznej. Bank już po pierwszym kwartale współpracy z ARCUSEM odnotoał o około 25 procent niższe koszty druku! Ponadto wzrosła efektywność i szybkość pracy w tym zakresie, pracownicy mają możliwość analizowania liczby drukowanych dokumentów i poziomu eksploatacji urządzeń oraz mogą zdalnie monitorować ich stan. Dużą korzyścią stała się także optymalizacja obiegu i archiwizacji dokumentów, ułatwienie rozliczania kosztów druku na poziomie departamentów oraz szybkie skanowanie niezależnie od miejsca, także poza terenem banku.