Outsourcing we flocie

O optymalnych sposobach na zarządzanie flotą samochodową w firmie opowiada Wiktor Doktór, Prezes Fundacji Pro Progressio

Która z form zarządzania flotami jest obecnie najbardziej popularna w Polsce?

Motoryzacja, jak wiele innych branż zawiera w sobie element outsourcingu, w ramach którego możliwe jest zewnętrzne zarządzanie flotą. Pozwala to na przygotowanie różnych pakietów usług dostosowanych do potrzeb i oczekiwań klientów. Jednym z możliwych rozwiązań jest Full Service Leasing, czyli pełna obsługa aut firmowych, obejmująca wynajem, rozliczanie, raportowanie i kwestie dotyczące serwisu mechanicznego. Drugą jest leasing z serwisem, o nieco uboższej formie, ale komplementarnie obsługującej wynajęte samochody na minimum 24 miesiące lub dłużej. Najprostszym i ostatnim rozwiązaniem jest Fleet Management, czyli podstawowe zarządzanie flotą (obsługa samochodów danej organizacji) bez finansowania. Działania te prowadzone są przez zewnętrznego partnera, którego zakres obowiązków obejmuje przeglądy, mechanikę czy kwestie ubezpieczeniowe. Z nich wszystkich najbardziej rozbudowaną ofertą, najczęściej wybieraną przez zainteresowanych, jest Full Service Leasing. W pierwszym kwartale tego roku już ponad 105 tysięcy samochodów w Polsce zostało objętych powyższą usługą.

Dlaczego Full Service Leasing jest najczęściej wybierany?

Z czystej wygody. Tak naprawdę całkowicie pozbywamy się kwestii związanych z zarządzaniem samochodem wewnątrz firmy. Zewnętrzny partner negocjuje za nas warunki umowy najmu oraz metody finansowania obejmujące leasing finansowy/operacyjny lub dzierżawę. Otrzymujemy bieżące raporty dotyczące aktywności i częstotliwości użytkowania pojazdów, wypadkowości, czy zużycia paliwa. Jest to korzystne rozwiązanie w przypadku dużych korporacji, które posiadają flotę kilkudziesięciu czy kilkuset aut.

Jakiego rzędu są to oszczędności dla firm?

To zależy od interpretacji pytania. Z jednej strony gdybyśmy chcieli, aby wszystkie działania były prowadzone wewnątrz firmy, wymagałoby to zaangażowania działu finansowego, weryfikującego kwestie finansowe i administracyjnego, koordynującego przeglądy techniczne samochodów, ubezpieczenia, zakupy nowych opon oraz ich przechowywania. Byłoby to również związane z zatrudnieniem dodatkowych pracowników. Przy dużym parku samochodowym takie rozwiązanie nie jest korzystne. Idealnym, a zarazem najprostszym przykładem jest sytuacja, gdy auta ulegają wypadkom. Wówczas należy procedować kwestie związane z uzyskaniem odszkodowań.
W momencie, gdy korzystamy z usługi Full Service Leasing potrzebujemy tylko jednej osoby, która bezpośrednio będzie kontaktowała się z zewnętrzną firmą. Różnica jest więc znacząca.

Powyższe rozwiązanie jest nie tylko formą wygody, ale również przykładem zmniejszenia nadmiaru obowiązków i przekazania ich specjalistom w tej dziedzinie. Pozwala to także skupić się na innych zadaniach czy realizowanych projektach.

Jakie mamy na polskim rynku firmy, które oferują wynajem długoterminowy?

W Polsce branża ta składa się z kilkudziesięciu graczy, z czego osiemnastu największych jest zrzeszonych w ramach Polskiego Związku Wynajmu i Leasingu Pojazdu. Są to wiodące firmy

z największymi wolumenami obsługiwanych samochodów. Wśród nich mamy lidera, którym jest Leaseplan. W czołówce znajdują się również: Arval Service, Alphabet czy np. Carfleet

W jaki sposób można zweryfikować prawdziwość i rzetelności firmy świadczącej usługi outsourcingowe?

Informacje o branży outsourcingowej są powszechnie dostępne. Rzadko kiedy w materiałach informacyjnych lub na stronie internetowej pojawia się tekst pisany małym drukiem lub z gwiazdką zawierający istotne dla podpisującego umowę treści. Organizacje zrzeszone w stowarzyszeniach lub działające niezależnie mają czytelne informacje na swój temat, a ich strony są zaprojektowane przejrzyście. Ułatwia to zainteresowanym podjęcie wyboru, z kim chcieliby rozpocząć współpracę.

W ostatnich tygodniach temat dotyczący VAT-u okazał się kontrowersyjny, Ministerstwo Finansów nie wyraziło zgody na zdjęcie podatku od zakupu aut. Proszę powiedzieć, jakie rozwiązanie byłoby więc najbardziej korzystne dla przedsiębiorców?

Dopóki kraj nastawiony jest na „korzyści” z podatków to zakładam, że batalia ta będzie trwała wiecznie. Atutem outsourcingu jest fakt, że na dzień dzisiejszy pełen VAT podlega odliczeniu. To duża korzyść dla firm, które decydują się na jakiejkolwiek usługi z tej branży, w tym na wynajem samochodu.