Modern Office Manager Informacje dla osób zarządzających w firmie
Ostatnie miesiące dla wielu firm były testem pracy zdalnej, jej skuteczności oraz niezawodności wykorzystywanej technologii. Mimo że presja czasu i konieczność podjęcia szybkich decyzji nie tworzyły idealnych warunków do przechodzenia dużych organizacji na pracę zdalną – zwłaszcza gdy do tej pory nie udostępniały takiej możliwości na szeroką skalę – to zebrane doświadczenia mogą poskutkować większym otwarciem firm na taką formę świadczenia pracy. Jak wynika z badania Hays Poland, taki zamiar ma obecnie co trzeci pracodawca, a ponad połowa organizacji rozważa tworzenie w przyszłości rozproszonych zespołów.
Dostęp do rozwiązań pracy elastycznej od kilku lat stanowił jeden z silnych argumentów za podjęciem współpracy z daną firmą. Kandydaci poszukiwali propozycji zawodowych, które dzięki możliwości korzystania z pracy zdalnej ułatwią im zachowanie równowagi pomiędzy pracą i życiem prywatnym, zapewnią większą elastyczność oraz pozwolą ograniczyć czas i koszty związane z dojazdami do siedziby firmy. Mimo że pracodawcy w rosnącym stopniu starali się odpowiadać na te potrzeby, to w wielu organizacjach home office wciąż należał do rzadkości – był opcją dostępną wyłącznie dla pewnej grupy pracowników lub do wykorzystania w wyjątkowych sytuacjach.
Obserwacje rynku poczynione na przestrzeni ostatnich tygodni pozwalają jednak prognozować, że odsetek firm korzystających z home office wzrośnie po powrocie do normalności. Konieczność pilnego przejścia w tryb pracy zdalnej, wynikająca z zagrożenia dla zdrowia pracowników i potrzeby zachowania dystansu społecznego, poskutkowały inwestycjami i cennymi doświadczeniami, które otworzyły pracodawcom drogę do większej elastyczności w zakresie sposobów świadczenia pracy.
KRAJOBRAZ PRZED PANDEMIĄ
W badaniu przeprowadzonym do Raportu płacowego Hays 2020, praca elastyczna została wskazana przez pracowników jako najcenniejsze świadczenie pozapłacowe. Jednocześnie pod koniec ubiegłego roku, dostęp do tego typu rozwiązań deklarowało 40% pracowników i 50% pracodawców. Praca zdalna była zatem elementem wysoko cenionym i pożądanym przez profesjonalistów, lecz wiele organizacji nie oferowało tego typu rozwiązań na szeroką skalę lub nie zachęcało pracowników do korzystania z tej możliwości.
Nawet gdy praca zdalna funkcjonowała w organizacji, to często była to opcja zarezerwowana wyłącznie dla pewnych grup – kadry menedżerskiej, pracowników posiadających określony staż w firmie lub przedstawicieli poszczególnych działów – zaznacza Agnieszka Pietrasik, dyrektor w Hays Poland. – Oczywiście taka strategia mogła częściowo wynikać z profilu działalności firmy czy dużej liczby stanowisk, których charakterystyka nie pozwala na zdalne wykonywanie zawodowych obowiązków. W innych organizacjach przeszkodą były również wyzwania natury technologicznej np. brak sprzętu, infrastruktury IT czy narzędzi online umożliwiających pracę zdalną. Warto jednak podkreślić, że w wielu przypadkach ograniczony dostęp do pracy zdalnej wynikał z niskiego zaufania menedżerów do swoich zespołów. Pojawiały się wątpliwości, czy pracownicy w domu będą realizować swoje obowiązki z zaangażowaniem obserwowanym w biurze, a co za tym idzie – czy praca zdalna nie wpłynie negatywnie na produktywność
– dodaje ekspert Hays.
Jednak obawy szefów zespołów bardzo często wynikały nie z negatywnego nastawienia wobec pracy zdalnej, lecz z braku doświadczenia w zarządzaniu pracownikami, którzy swoje obowiązki wypełniają poza biurem. Nie każdy menedżer posiadał wiedzę na temat najlepszych praktyk w zakresie zarządzania rozproszonym zespołem, a w sytuacji, gdy firma nie udzielała odpowiedniego wsparcia, w ostatecznym rozrachunku potencjalne zagrożenia potrafiły zdominować zalety.
– Warto podkreślić, że praca zdalna w firmach często nie była uregulowanym rozwiązaniem. Brakowało ogólnodostępnych dokumentów, określających kto i na jakich zasadach może korzystać z pracy zdalnej, oraz regulaminów dotyczących cyberbezpieczeństwa. W rezultacie dostęp do pracy z domu mógł być uzależniony od postawy bezpośredniego przełożonego, co z kolei przyczyniało się do powstawania nierówności w strukturze organizacji. Wiele firm nie tworzyło również poradników, które pomogłyby tak pracownikom, jak i menedżerom odnaleźć się w realiach pracy zdalnej
– zauważa Agnieszka Pietrasik i dodaje – Wiele jednak zmieniło się na przestrzeni ostatnich miesięcy.
NOWE STANDARDY?
Obecna sytuacja niejako wymusiła na firmach zastosowanie pracy zdalnej na szeroką skalę. Nierzadko była to bowiem decyzja niezbędna do zachowania aktywności biznesowej firmy w warunkach niezagrażających bezpieczeństwu zatrudnionych. Jak wynika z wyników badania Hays przeprowadzonego w maju, dla blisko połowy pracodawców nie było to łatwe zadanie. Respondenci pytani o trudności związane z wdrożeniem pracy zdalnej na początku pandemii, obok braku możliwości pracy zdalnej na niektórych stanowiskach, wymieniają m.in. utrzymanie poziomu efektywności pracy, brak lub niedobór sprzętu komputerowego oraz wyzwania związane z komunikacją wewnętrzną.
Z obserwacji ekspertów Hays wynika również, że o trudnościach z wdrożeniem pracy zdalnej na szeroką skalę częściej mówią przedstawiciele firm, które dotychczas nie oferowały tego rozwiązania lub było ono dostępne wyłącznie dla niektórych pracowników. Na rynku wciąż będą organizacje, które po powrocie do standardowego trybu pracy, z uwagi na charakter prowadzonej działalności nie udostępnią tego rozwiązania wszystkim pracownikom, zwłaszcza gdy znaczna ich część pełni funkcje wymagające fizycznej obecności w miejscu zatrudnienia. Praca zdalna wciąż jest niemożliwa lub mocno ograniczona w kontekście m.in. sprzedawców, farmaceutów, kierowców, pracowników ochrony zdrowia czy produkcji. Z drugiej jednak strony pandemia sprawiła, że firmy poczyniły inwestycje w infrastrukturę i sprzęt, stworzyły zasady pracy z domu, udostępniły zespołom niezbędne narzędzia, wzmocniły komunikację z pracownikami, a przede wszystkim – sprawdziły, jakie działania zdają egzamin. Są to elementy, które zbudowały w organizacjach solidną podstawę dla pracy zdalnej po powrocie do normalności.
– Ostatnie doświadczenia pracodawców mogą znacznie wpłynąć na dostępność pracy zdalnej na polskim rynku. Jeżeli taka forma pracy – nawet pomimo początkowych trudności – ostatecznie sprawdziła się w firmie, pracownicy z zaangażowaniem podchodzą do realizacji powierzonych im zadań, a zmiana sposobu wykonywania obowiązków nie wpłynęła negatywnie na efektywność zespołów, to wielu pracodawców uzna to za argument za rozważeniem wprowadzenia takiego rozwiązania na szerszą skalę
– twierdzi Agnieszka Pietrasik z Hays Poland.
Potwierdzają to trendy rysujące się w najnowszym badaniu Hays Poland. Na pytanie, czy po pandemii firma planuje wprowadzić pracę zdalną na większą skalę odpowiedzi negatywnej udzieliło zaledwie 28% pracodawców. Dodatkowo 55% firm deklaruje większą otwartość na zatrudnienie pracowników zdalnych, co spowoduje powstawanie rozproszonych zespołów. Można zatem wnioskować, że doświadczenia związane z zastosowaniem pracy zdalnej na przestrzeni ostatnich miesięcy były pozytywne lub na tyle różnorodne, że do podjęcia ostatecznej decyzji w tym zakresie niezbędna jest dogłębna analiza, przeprowadzona po powrocie do standardowej formy działalności firmy.
WYZWANIA OKRESU PRZEJŚCIOWEGO
Wraz ze znoszeniem kolejnych obostrzeń, organizacje coraz częściej będą podejmowały decyzję o powrocie pracowników do biur. Niestandardowe okoliczności, konieczność zadbania o zdrowie zatrudnionych i przestrzegania odgórnych zaleceń sprawią jednak, iż będzie to proces stopniowy. Pracodawcy opracowują różne strategie i schematy, które zapewnią bezpieczeństwo i jednocześnie będą dopasowane do potrzeb i możliwości organizacji. Przykładowo do siedziby firmy początkowo mogą powrócić wyłącznie określone grupy pracowników lub metoda świadczenia pracy przez daną osobę będzie uzależniona od ustalonego grafiku. W rezultacie pojawią się sytuacje, w których menedżerowie będą zarządzać zespołami rozproszonymi – część pracowników będzie obecna w biurze, podczas gdy inni wciąż będą realizować swoje obowiązki z domu. Mimo że nowe okoliczności będą wymagały kolejnego dopasowania trybu pracy, to jednak pierwszy zwiastun powrotu do normalności może pozytywnie wpłynąć na pracowników i ich skuteczność. Będzie to dotyczyło głównie tych profesjonalistów, którzy nie odnaleźli się w realiach długofalowej pracy zdalnej, a do działania motywują ich bezpośrednie interakcje z ludźmi. Niezaprzeczalnie jest to jednak cenne doświadczenie dla pracowników i firm, które pozwoli spojrzeć na pracę z innej, dotychczas nieznanej
