Modern Office Manager Informacje dla osób zarządzających w firmie
Dokonując wpisu w internecie, pracownik może nie mieć świadomości, że właśnie ujawnił tajemnicę handlową lub podważył zaufanie do produktów swojej firmy. Aby przeciwdziałać takim sytuacjom, warto wprowadzić w firmie politykę postępowania w internecie, która w prosty i jasny sposób zdefiniuje, jakie działania w sieci może podejmować pracownik, a czego powinien unikać, jeśli zależy mu na pracy – radzi Katarzyna Witkowska-Pertkiewicz, Radca prawny w kancelarii Squire Sanders Święcicki Krześniak
Katarzyna Witkowska-Pertkiewicz
Internet ułatwił przedsiębiorcom komunikację z rynkiem. Dzięki niemu mogą mówić do swoich klientów bez pośrednictwa mediów tradycyjnych. Korzyści jest wiele, ale są też zagrożenia. Odformalizowany sposób komunikacji poprzez media społecznościowe i blogi podlega mniejszej kontroli i niesie ryzyko upublicznienia treści, które dla pracodawcy korzystne nie są. Jeśli ich autorem jest niezadowolony klient, to można z nim podjąć rozmowę, przedstawić wyjaśnienia, co pozwoli zneutralizować negatywną opinię. Gorzej, jeśli to sami pracownicy podejmują w Internecie działania, godzące w dobre imię pracodawcy.
Zgodnie z prawem
Powierzając pracownikom zadania związane z prowadzeniem firmowego bloga i aktywnością w social media, warto opracować i formalnie wprowadzić politykę, określającą reguły postępowania w internecie. Właściwa i przemyślana strategia korzystania z internetu pozwala na kontrolę wpisów, dotyczących pracodawcy, oraz gwarantuje jednolity i spójny przekaz treści dotyczących firmy.
Strategia musi być zgodna z przepisami prawa, a w tym obszarze zastosowanie ma wiele regulacji, nie tylko z prawa pracy, ale też autorskiego, prawa konkurencji czy ochrony danych osobowych. Wprowadzenie jasnych zasad chroni interesy pracodawcy, ale ułatwia też życie pracownikom, którzy czasem bez złej woli mogą zagrozić interesom pracodawcy ,ujawniając na przykład treści przydatne konkurencji czy dane osobowe współpracowników.
Zasady postępowania
Firmowa polityka social media powinna obejmować zasady uwzględniające wszelkie prawne aspekty wynikające z przepisów prawa pracy, ale także z regulacji odnoszących się do zwalczania nieuczciwej konkurencji, praw autorskich, komunikatów przekazywanych drogą elektroniczną czy ochrony danych osobowych.
Polityka musi być sformułowana tak, aby pracownik, któremu przedsiębiorca powierza kreowanie wizerunku firmy w wirtualnej rzeczywistości poprzez dokonywanie wpisów na profesjonalnym „fanpejdżu” pracodawcy lub opracowywanie zagadnień na firmowego bloga, był świadom, do jakich działań jest uprawniony czy zobowiązany, a jakie zachowania nie są pożądane. Poprzez wprowadzenie polityki mediów społecznościowych pracodawca określa obowiązki pracowników biorących udział w tworzeniu profilu oraz zasady budowania spójnej komunikacji i zarządzania treściami w taki sposób, aby wyeliminować te, które mogą mieć negatywny wpływ na jego wizerunek lub spowodować powstanie roszczeń odszkodowawczych wobec pracodawcy.
Cele i korzyści
Określając zasady, pracodawca powinien zdefiniować cel oraz potencjalne korzyści, jakie chce osiągnąć poprzez swoją obecność w internecie. Polityka powinna w jasny sposób zobowiązywać pracowników do zachowania należytej ostrożności w komentowaniu bieżących spraw firmy, szczególnie w zakresie ujawniania jakichkolwiek danych.
Istotne jest także określenie ewentualnych konsekwencji podejmowania przez pracowników nieuprawnionych działań. Bowiem to pracodawca zobowiązany jest do naprawienia szkody wyrządzonej osobie trzeciej przez pracownika podczas wykonywania przez niego obowiązków pracowniczych. Dobrze poinformowany pracownik będzie unikał zamieszczenia zbyt szczegółowych, emocjonalnych wpisów i wiedział, jak formułować swoje posty, by wyeliminować ryzyko zakwalifikowania danego wpisu jako czynu nieuczciwej konkurencji.
Polityka social media
W polityce należy określić, kto jest właścicielem wpisów zamieszczanych przez pracowników na profesjonalnych profilach pracodawców. W myśl art. 12 Ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych właścicielem praw autorskich do utworów pracownika powstałych w wyniku wykonywania obowiązków ze stosunku pracy, jest pracodawca.
Warunkiem nabycia przez pracodawcę autorskich praw majątkowych do utworu jest jego stworzenie przez pracownika w granicach wynikających z celu umowy o pracę i zgodnego zamiaru stron. Dokonywanie określonych czynności w zakresie mediów elektronicznych powinno zatem należeć do zakresu zadań i obowiązków pracowniczych. Obowiązki te mogą być określone w umowie o pracę lub zakresie zadań czy też w innym wewnątrzzakładowym akcie – choćby w „wewnętrznej polityce social media”.
Ochrona danych osobowych pracownika
Aktywność pracowników w mediach społecznościowych w imieniu pracodawcy zwykle wiąże się z upublicznieniem danych osobowych poszczególnych pracowników.
Zgodnie z art. 6 Ustawy o ochronie danych osobowych za dane osobowe uważa się wszelkie informacje, dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej, takie jak np. imię i nazwisko tej osoby w połączeniu z dodatkowymi wskazówkami, np. datą i miejscem urodzenia, miejscem zamieszkania, miejscem wykonywania pracy czy cechami zewnętrznymi (np. zdjęciem).
O ile w toku zatrudnienia pracodawca jest upoważniony, w określonym przez przepisy prawa zakresie, do gromadzenia i przetwarzania danych osobowych pracowników, o tyle już po ustaniu stosunku pracy, dane osobowe pracownika zebrane w związku z jego zatrudnieniem, mogą być wykorzystywane wyłącznie do celów archiwalnych. Powyższe oznacza, iż po zakończeniu współpracy z pracownikiem aktywnie uczestniczącym w tworzeniu profesjonalnego profilu pracodawcy w mediach społecznościowych, pracodawca musi dokonać niezbędnych zmian, tak, aby treści odnoszące się do byłego pracownika nie naruszały powołanych powyżej regulacji.
Więcej informacji: www.squiresanders.com
Poprzez wprowadzenie polityki mediów społecznościowych pracodawca określa obowiązki pracowników biorących udział w tworzeniu profilu oraz zasady budowania spójnej komunikacji i zarządzania treściami w taki sposób, aby wyeliminować te, które mogą mieć negatywny wpływ na jego wizerunek lub spowodować powstanie roszczeń odszkodowawczych wobec pracodawcy.
