Sposób na zwiększenie wydajności i oszczędność czasu pracowników – przemyślane rozlokowanie drukarek w biurze

Model zdalny na stałe „rozgościł się” w wielu firmach zmieniając kulturę pracy wielu organizacji – wygląda na to, że ten tryb wykonywania służbowych obowiązków zostanie z nami na dłużej. Ponad połowa (51%) respondentów badania „Efektywność pracy zdalnej” deklaruje, że wykonywanie zawodowych zadań z domu jest bardziej skuteczne niż z siedziby firmy. Wyniki raportu „Praca zdalna – Rewolucja, która się przyjęła teraz czas na zmiany” obrazują, że aż trzy czwarte badanych (75%) uważa, że po zakończeniu pandemii praca zdalna powinna być łączona z pracą biurową. W dobie intensywnego szczepienia przeciw wirusowi konieczne jest wdrożenie odpowiedniego modelu hybrydowego, który zagwarantuje zachowanie wydajności zespołu oraz zapewni wszystkim jego członkom odpowiedni poziom bezpieczeństwa sanitarnego.

Jedno urządzenie wielofunkcyjne MFP w biurze to za mało

Coraz więcej firm rezygnuje z modelu „korytarzowego”, który zakładał jedno biurowe urządzenie wielofunkcyjne – najczęściej typu MFP – na piętrze dostępne dla wszystkich pracowników organizacji. Trzeba przyznać, że to rozwiązanie sprawdzało się w przeszłości, ponieważ kompaktowe urządzenia nabiurkowe do druku znacznie odbiegały pod względem kosztu wydruku i dostępnych funkcjonalności. Jednak należy zauważyć, że urządzenia drukujące ewoluowały i obecnie znaczna część przedsiębiorstw i firm myśląc o wyposażeniu organizacji w drukarki, wybiera właśnie te rozwiązania. Przypisanie drukarki pracownikom konkretnych działów pozwala na zarządzania drukiem w firmie, administrowanie nadawanymi uprawnieniami konkretnym osobom oraz monitorowanie pracy urządzeń – co w konsekwencji przyczynia się nie tylko do zwiększenia poziomu bezpieczeństwa danych w organizacji, ale również zoptymalizowania czasu pracy zespołów oraz eksploatacji drukarek.

Czas to najważniejsza waluta biznesu

Większa ilość urządzeń drukujących w firmie to również oszczędność czasu pracy członków zespołów, którzy mogą teraz uniknąć kolejek do drukarki i co ważne frustracji. Rezygnacja z modelu „korytarzowego” w organizacji to również zminimalizowanie prawdopodobieństwa powstawania skupisk pracowników z różnych zespołów – co w czasie pandemii jest szczególnie istotne.

Wyposażenie firmy w większą liczbę urządzeń drukujących pozwala na optymalizację czasu pracy wszystkich zespołów w firmie – co jest szczególnie istotne dla biznesu, ponieważ koszt pracy wykwalifikowanego pracownika jest wysoki. Kompaktowe drukarki rozlokowane w kilku miejscach w biurze znacznie skracają czas oczekiwania eksperta na swój wydruk, dzięki czemu może on efektywnie zarządzać swoją pracą. Warto zwrócić uwagę, że część pracowników pozostanie w systemie pracy zdalnej i będzie musiała drukować w domu. Dlatego szczególnie pożądane są teraz kompaktowe urządzenia z typowo biznesowymi funkcjonalnościami.

– komentuje Piotr Baca, Country Manager Brother.

Bezpieczeństwo pracowników priorytetem biznesu

Warto zauważyć, że przypisanie urządzeń drukujących konkretnym pracownikom lub małym zespołom pozwala znacznie zwiększyć bezpieczeństwo przetwarzanych przez firmę informacji. Dzięki temu, że mniej osób ma do nich dostęp, istnieje mniejsze prawdopodobieństwo, że dane wrażliwe klientów i partnerów dostaną się w niepowołane ręce. Gdy firmy stosowały rozwiązania ogólnodostępne na powierzchniach wspólnych, musiały zadbać o to, aby nikt niepowołany nie miał do nich wglądu, a często było to wyzwaniem.

Należy pamiętać, że właściwa konfiguracja urządzeń sieciowych umożliwia przygotowanie bezpiecznego środowiska również w warunkach home office. Nasze sprzęty, już w standardzie, posiadają szereg cech zwiększających bezpieczeństwo, w tym domyślne hasło dostępowe do ustawień urządzenia. Produkty z aktualnej oferty Brother, posiadają unikalne hasło, czy możliwość filtrowania adresów IP. Pod względem funkcjonalnym, nasze urządzenia są wyposażone w wiele udogodnień, w tym również te, które umożliwiają zapewnienie odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa przetwarzanym danym

– mówi Robert Zając, Pre-Sales Specialist w Brother.

Niestety, urządzenia drukujące są często pomijane podczas zapewniania odpowiedniej ochrony środowisku pracy – użytkownicy i administratorzy pilnują wdrożenia bezpiecznych procedur na komputerach i telefonach, zapominając o drukarkach, które mogą stać się łatwą furtką dla hakerów. Wykorzystanie standardowej funkcjonalności urządzeń w znacznym stopniu ułatwia zabezpieczenie dostępu do przetwarzanych dokumentów – co jest szczególnie istotne przy modelu pracy rozproszonej.