Sztuka prezentacji – Siedem Złotych Zasad i ..

Wystąpienia publiczne należą do grupy najbardziej stresujących sytuacji w życiu. Każdy z nas może zapewne  przywołać wspomnienie co najmniej kilku takich własnych doświadczeń. Pamiętam jeszcze z podstawówki, kiedy miałam stanąć przed pełną uczniów salą gimnastyczną i wyrecytować wiersz, drżenie rąk, miękkie kolana, pot na moim czole i suchość w gardle… Okropne uczucie…

Dzisiaj wystąpienie publiczne to dla mnie nadal stres, jednak wiem jak go zminimalizować i co zrobić, aby zakończyło się sukcesem. Przede wszystkim należy uświadomić sobie, że każde publiczne wystąpienie (nieważne, czy jest to prezentacja, którą prowadzimy w firmie, podczas szkolenia czy może w czasie prywatnego spotkania) jest niczym innym, jak spektaklem granym na scenie przed publicznością.

Oto kilka złotych zasad sztuki prezentacji, które warto zapamiętać:

1. Po pierwsze: Najważniejsze jest dobre przygotowanie

Każdy dobry aktor musi solidnie przygotować się do swojej roli, jeżeli chce zyskać uznanie publiczności. Dotyczy to także nas, kiedy jesteśmy odpowiedzialni za przeprowadzenie prezentacji. Tak jak każdy aktor, musimy przede wszystkim znać cel naszego wystąpienia oraz jego odbiorców.

Znajomość celu pozwoli nam określić, jakiej wiedzy i informacji potrzebujemy, aby solidnie się przygotować. Aktor musi nauczyć się nie tylko roli, ale bardzo często musi poznać obyczaje, fakty historyczne czy nawet odwiedzić miejsca,  do których nawiązuje sztuka lub film. Te same zasady dotyczą dobrego prelegenta – przede wszystkim musi mieć wiedzę, a bardzo często i duże doświadczenie w zakresie powadzonej prezentacji. Znajomość odbiorcy pozwoli nam dostosować scenariusz prezentacji, język oraz formę do konkretnych osób. Kiedy aktor odgrywa sceny kierowane do dzieci, robi to inaczej, niż w sztuce dla dorosłych. My mówiąc do grona maklerów na pewno nie możemy zrobić tego podobnie, jak np. dla emerytów.

Ważna jest także znajomość miejsca, w którym zaplanowane jest nasze wystąpienie – przede wszystkim dlatego, że w otoczeniu które znamy czujemy się swobodnie

1. Po drugie: Podświadomość

Podświadomość to nasz największy sprzymierzeniec w trakcie wystąpienia, dlatego na wiele tygodni przez prezentacją wyobraźmy sobie siebie i swój sukces. Uczmy swoją podświadomość poprzez wizualizację np. publiczności, która nagradza nas gromkimi brawami, dziękuje za wspaniałe przygotowanie, albo zobaczmy siebie jako osobę, która swobodnie i po mistrzowsku snuje opowieść i przyciąga uwagę słuchaczy.

To ćwiczenie zawsze pomaga, pozwala zminimalizować stres i strach przed porażką. Zrobiłam kiedyś eksperyment i wyobrażałam sobie przez miesiąc… „że tym razem prezentacja mi nie wyjdzie” – rzeczywiście tak się stało…

1. Po trzecie: Zasada 3P

Zasada 3P dotyczy budowy każdego wystąpienia, a jej przestrzeganie sprawia, że publiczność mówi z zachwytem „ ten gość naprawdę wie, co mówi”. Na czym to polega?

1P- Po pierwsze: Powiedz, o czym powiesz

2P-Po drugie: Powiedz to

3P-Po trzecie: Powiedz, co powiedziałeś

1P – W pierwszej części należy zainteresować publiczność, pokazać słuchaczom, co zyskają po naszym spotkaniu, o czym powiemy i jaki jest plan wystąpienia, np. kiedy tematem naszego wystąpienia jest walka ze stresem, możemy zacząć od słów: „Stres to wielki potwór, który dopada nas coraz częściej, próbujemy z nim walczyć, ale nie mając odpowiedniej broni przegrywamy. Na dzisiejszym spotkaniu dowiemy się, skąd wziął się stres, jak identyfikować jego źródła i jak go pokonać w każdej sytuacji zawodowej i życiowej. Ze stresem możemy wygrać,  tak jak mały Dawid pokonał wielkiego Goliata, musimy jednak wiedzieć, w które miejsce uderzyć… Po dzisiejszym spotkaniu będzie to dla nas jasne”.

2P – Drugie P to nic innego, jak cała nasza opowieść, treść, którą przekazujemy publiczności. To samo serce naszego spektaklu, które cały czas nawiązuje do wstępu i rozwija poszczególne zagadnienia. Ta część powinna być barwna, urozmaicona przykładami, ćwiczeniami, teraz należy angażować publiczność.

3P – Nadszedł czas podsumowania. Śmiało jeszcze raz powtórz, o czym powiedziałeś, właśnie tym zyskasz uznanie słuchaczy i wzmocnisz swój przekaz i autorytet. Jak zrobić to w praktyce?

„Wiemy już, że jesteśmy mali wobec stresu, na który co dzień się narażamy, ale wiemy też, że wystarczy nam zwykły kamyk, aby się przed nim bronić i pokonać tego potwora uderzając w słaby punkt.”

1. Po czwarte: Nie tylko słowa

Spektakl to nie tylko słowa, ale wszystko to, co widzimy,  dźwięki, które słyszymy, to emocje, które przeżywamy. W teatrze ważny jest każdy szczegół, aktor ćwiczy tempo i tonację wypowiedzi, trenuje gesty i porusza się po scenie. Używa scenografii, rekwizytów, śpiewa, tańczy – porusza wszystkie kanały percepcji widza. Porusza zmysł wzroku, słuchu, wyobraźnię, czasem nawet zmysł węchu, kiedy w trakcie przedstawienia unosi się zapach np. kwiatów, albo zmysł smaku, kiedy przywołuje wspomnienie soczystej pieczeni z dzika w sosie jeżynowym.

Nasze wystąpienie musi trafić do zmysłów słuchacza, bo ze słów zapamięta on tylko 7 proc. przekazu,  reszta to obrazy, gesty, mimika, mowa ciała, brzmienie naszego głosu. Najważniejszy obraz, jaki tworzymy w czasie wystąpienia, to nasz obraz, począwszy od postawy naszego ciała, poprzez nasz wygląd, sposób chodzenia, gesty, mimikę naszej twarzy – to wspaniałe narzędzia, których często nie potrafimy właściwie wykorzystać.

Po pierwsze pamiętajmy o uśmiechu, o takim uśmiechu kiedy śmieją się nasze oczy – publiczność natychmiast wyczuje, kiedy nie będziemy wobec niej szczerzy. Uśmiech przyjdzie sam, gdy to o czym mówimy będzie zgodne z naszymi zasadami i przekonaniami, ale możemy wyobrazić sobie, że właśnie uśmiechamy się do ukochanej osoby (to zawsze pomaga i sprawia, że nasz uśmiech jest szczery).

Po drugie nasze ciało musi podążać za tym, co mówimy. Dobre przygotowanie pozwoli nam czuć się pewnie, a to ma ogromny wpływ na właściwą postawę ciała – nasz kręgosłup powinien być prosty, nogi stabilne bez kołysania się na boki, lekko rozstawione (na szerokość ramion), ręce swobodne lub w otwartych gestach, głowa prosta, podbródek lekko skierowany w dół (zadarty w górę, sprawi, że będziemy wyglądać na osobę zarozumiałą). Nasze ruchy muszą być zgodne z tym o czym mówimy np. kiedy mówimy do publiczności „przejdźmy do kolejnego zagadnienia” możemy pójść dwa kroki do przodu, a mówiąc „popatrzmy na to z innej perspektywy” przejdźmy dwa kroki w prawo. Takie proste gesty wzmocnią nasz przekaz.

Po trzecie nasz wygląd – powinien być zawsze dopasowany do naszej roli i publiczności. Warto dowiedzieć się, jakie znaczenie w naszym stroju mają poszczególne kolory, dodatki, elementy ubrania –  idealnym kolorem prezentacji jest niebieski: jasny wzmocni koncentrację i uspokoi umysł, a ciemny rozjaśnia myśli. Błękity to kolory dobrej komunikacji, pozwalają budować nasz autorytet. Dobrze też, aby w naszym stroju znalazł się szczegół, który przyciągnie uwagę publiczności – dla pań np. wisiorek  z czerwonym kamykiem, dla panów ciemnoczerwony krawat. Czerwień jako dodatek do stroju pobudza i przyciąga uwagę widza, a nam dodaje pewności siebie.

1. Po piąte: Trema

Trema towarzyszy nam zawsze, gdyby jej nie było, oznaczałoby to, że nie musimy się starać. Na szczęście trwa tylko kilka chwil, niezależnie od długości naszego wystąpienia. To właśnie strach mobilizuje nas do dobrego przygotowania. Kiedy mamy odpowiednią wiedzę i nie boimy się, że nam jej braknie w trakcie prezentacji, nasza trema automatycznie się zmniejszy.

Mówiliśmy już o podświadomości i wyobrażaniu sobie sukcesu wystąpienia – to niezwykłe narzędzie także pozwoli nam ograniczyć tremę. Dodatkowo możemy wykorzystać ćwiczenia oddechowe, albo tuż przed wyjściem na scenę spiąć wszystkie mięśnie w naszym ciele i powoli od dołu kolejno je rozluźnić – mnie zawsze pomaga. Kolejny nasz sprzymierzeniec w walce z tremą to nasza publiczność…

1. Po szóste: Angażuj publiczność, kontakt wzrokowy i nie tylko…

Publiczność to przyjaciel, nasi widzowie poświęcają swój czas i uwagę właśnie nam i chcą być zadowoleni z naszego wystąpienia.  To sprawia, że publiczność jest do nas przychylnie nastawiona i także pragnie naszego sukcesu. Ta świadomość pozwoli zminimalizować tremę i stres.

Mówiliśmy na początku, że należy poznać swoją publiczność przed wystąpieniem, czyli dowiedzieć się do kogo kierujemy swój przekaz. Od początku wystąpienia identyfikujmy się z odbiorcami używając na przykład sformułowania „my” (nawet w tym artykule bardzo często używam sformułowania „my”) np. „Podczas dzisiejszej prezentacji poznamy, porozmawiamy…”, albo mówiąc np. do przedstawicieli handlowych użyjmy sformułowania „My handlowcy…”.  Znajomość publiczności pozwoli nam także przygotować odpowiednie przykłady, opowieści, rekwizyty dostosowane do naszego odbiorcy.

Najważniejszy jest jednak kontakt wzrokowy. Podczas spotkania starajmy spojrzeć w oczy każdego z naszych słuchaczy – sprawi to, że każda osoba obecna na spotkaniu odniesie wrażenie, że przygotowaliśmy spotkanie i przekaz właśnie dla niej.

Czasem bardzo trudno jest spojrzeć prosto w oczy np. naszemu kontrahentowi, który jest bardzo szorstki w negocjacjach – wtedy warto wyobrazić sobie korzyści płynące z tego spotkania, np. dodatkową premię, a naszego kontrahenta oczami wyobraźni zobaczyć na banknocie studolarowym – to na pewno doda nam odwagi, uśmiechu  i pozwoli pewnie spojrzeć w oczy i podać rękę na powitanie.

Warto zachęcić publiczność do dialogu, zadawania pytań i wyrażania własnych opinii. Ale jak to zrobić? Na pewno nie należy wyrywać nikogo do odpowiedzi. Dobry sposób to zadanie pytania, na które w odpowiedzi osoby z widowni podniosą rękę, np. kiedy prowadzimy szkolenie dla asystentek z zakresu zarządzania czasem, możemy zapytać „kto z nas musi być świetnie zorganizowany w pracy i organizować pracę swojego szefa” – zapewne większość słuchaczy podniesie rękę.

Podczas zadawania pytań publiczności z uwagą wsłuchujmy się w odpowiedzi, powtarzajmy odpowiedzi naszych słuchaczy, chwalmy je i dziękujmy za nie, a nawet je nagradzajmy – to zachęci innych do aktywnego uczestnictwa w prezentacji.

Pozwólmy publiczności pytać w trakcie prowadzenia prezentacji. Pozostawianie pytań na jej koniec, to najczęstszy błąd prelegentów. Wyobraźmy sobie sytuację, kiedy prowadzący mówi w odpowiedzi na zadane pytanie – „na Państwa pytania odpowiem po zakończeniu prezentacji.” Przede wszystkim sprawia, że publiczność nie będzie aktywnie uczestniczyć  w wystąpieniu, po drugie pierwsza osoba z publiczności, która odważyła się zadać pytanie została niejako upokorzona, a to na 100 procent zniechęci resztę, po trzecie pozostawianie pytań na koniec oznacza, że wśród słuchaczy znajdzie się osoba, która powie nam na zakończenie „w zasadzie wszystkie tematy, które poruszyliśmy dzisiaj znałem i nie wniosły niczego nowego”. Taka wypowiedź zniszczy nasz autorytet wśród całej publiczności.

Często prowadzący boją się pytań publiczności, ponieważ obawiają się, ze nie będą znać odpowiedzi. Są na to sposoby – kiedy zaskoczy nas takie pytanie, to po pierwsze możemy zapytać publiczność, co o tym myśli i rozpocząć dyskusję, a w ostateczności zawsze możemy powiedzieć, że temat jest tak szeroki, że zapraszamy na indywidualną rozmowę po spotkaniu (wtedy w najgorszym razie stracimy autorytet tylko u jednej osoby, lub poprosimy o podanie kontaktu, ponieważ sprawa wymaga skonsultowania i w ciągu np. tygodnia wrócimy z odpowiedzią). Pamiętajmy, nikt nie jest geniuszem – mamy prawo sprawdzić, doczytać i skonsultować – dla słuchacza odpowiedź, na którą czekał, będzie cenna i dowiedzie, że problem był ważny i nie tylko dla niego trudny.

Mamy do dyspozycji szereg narzędzi, które pozwolą nam zaangażować naszą publiczność. Przede wszystkim przygotowując prezentację pamiętajmy, że:

Słyszę  – zapominam

Widzę – pamiętam

Działam – uczę się

Angażujmy zatem publiczność  za pomocą prób, warsztatów, scenek, obrazów. Pozwólmy słuchaczom stać się częścią naszego wystąpienia.

1. Po siódme: Każdy szczegół ma znaczenie

Sukces całości zależy od drobiazgów. Każdy najmniejszy szczegół buduje nasz pozytywny lub negatywny wizerunek. Pierwsze kilka sekund to ten moment, kiedy nasz odbiorca wystawia nam ocenę. Nasze kroki muszą być pewne, postawa ciała właściwa, oczy i usta uśmiechnięte, możemy zacząć niestandardowo – zaskoczyć publiczność zapraszając ją np. na początek do wykonania ćwiczenia, które uczy asertywnej postawy.

Znajomość miejsca, zasady używania sprzętu, którym się posługujemy, odpowiednie ustawienie krzeseł na sali – to wszystko ma wpływ na jakość przekazu.

Nasz wizerunek ma niebagatelne znaczenie. Kiedyś miałam okazję uczestniczyć w prezentacji, na którą prowadzący celowo ubrał się niechlujnie, nie umył włosów i nie zrobił dobrego wrażenia na wejściu. Publiczność na podstawie pierwszych kilkunastu sekund oceniła go bardzo negatywnie. Na szczęście działanie było celowe, prowadzący był mistrzem prezentacji i został nagrodzony gromkimi brawami. A swoim wizerunkiem udowodnił, że większość z nas odbiera świat obrazami, czyli tym co widzi.

Angażowanie publiczności to ważny szczegół każdego wystąpienia: Steve Jobs mówiąc o nowym urządzenia Apple podawał go publiczności, aby mogła dotknąć i jeszcze bardziej rozbudzał chęć zakupu. Mój znajomy trener podczas opowiadania o ciele migdałowatym częstował swoich słuchaczy migdałami, żeby te zawsze kojarzyły się publiczności z ośrodkiem w mózgu odpowiedzialnym za stres.

Brzmienie naszego głosu buduje zaufanie publiczności, kiedy jesteśmy entuzjastyczni, mówimy z emocjami. Należy docenić także pauzy – nic tak nie przyciąga uwagi, jak chwila ciszy. Każdy z nas lubi słuchać głosów niskich, głos piskliwy nie wzbudzi zaufania odbiorcy.

Bardzo ważny jest także język, którym się posługujemy – powinien być prosty i zrozumiały dla każdego słuchacza.  Arystoteles powiedział „Myśl jak mądry człowiek, a mów jak człowiek prosty .” Zawsze stosujmy tą zasadę w naszych publicznych wystąpieniach.

Należy unikać potocznego języka : np. fajnie, ekstra, byle co; nie nadużywajmy irytujących słów: a więc, prawda, aczkolwiek, prawdę mówiąc, bynajmniej; uważajmy na przerywniki – robimy to nieświadomie: yyyyyyyy, eeeeeeeee, mmmmmm. Urozmaicajmy nasz  język przymiotnikami i mówmy przykładami, przekształcajmy liczby w obrazy, np. zamiast mówić, że coś ma wielkość dwóch hektarów powiedz, że jest rozmiarów dwóch stadionów piłkarskich – to na pewno pobudzi wyobraźnię słuchaczy.

1. Po ostatnie: Czy na pewno to ty jesteś w centrum uwagi

Dobry aktor umie budować scenariusz swojego wystąpienia, uczy się  gestów i słów, przygotowuje scenę i rekwizyty, angażuje publiczność …  Przed wystąpieniem ćwiczy na próbach kilkadziesiąt razy, odgrywając swoją rolę. Przygotowuje próbne wystąpienia i prosi znajomych o konstruktywną krytykę – bierze sobie do serca ich uwagi i dalej ćwiczy.

Świetny aktor wie bowiem, że w centrum uwagi powinna być publiczność, bo właśnie dla niej robi to co kocha najbardziej – „odgrywa swoją rolę”.  Podczas naszych prezentacji pamiętajmy przede wszystkim o tym, że jesteśmy dla publiczności, a wtedy na pewno każde wystąpienie będzie naszym sukcesem.

Katarzyna Sady

Kierownik Biura Zarządu Hoop Polska Sp. z o.o.

Pani Katarzyna posiada wieloletnie doświadczenie zawodowe w branży FMCG. Od czterech lat pełni funkcję Kierownika Biura Zarządu w Hoop Polska (należącej do Grupa Kofola) i odpowiada m.in. za zarządzanie projektami strategicznymi, bezpośrednie wsparcie zarządu spółki, kierowanie działem floty samochodowej i administracji. Specjalizuje się w negocjacji kontraktów w zakresie usług telekomunikacyjnych, najmu nieruchomości, leasingu, ubezpieczeń i serwisu floty samochodowej.

Wcześniej związana była przez ponad 10 lat z branżą piwowarską (Carlsberg Polska), gdzie odpowiadała min. za zarządzanie wsparciem sprzedaży, planowanie sprzedaży, trade marketing i tworzenie standardów sprzedażowych oraz dystrybucyjnych. Posiada wieloletnie doświadczenie w zakresie przygotowywania i prowadzenia szkoleń.

Pozwólmy publiczności pytać w trakcie prowadzenia prezentacji. Pozostawianie pytań na jej koniec to najczęstszy błąd prelegentów.

Angażowanie publiczności to ważny szczegół każdego wystąpienia: Steve Jobs mówiąc o nowym urządzenia Apple podawał go publiczności, aby mogła dotknąć i jeszcze bardziej rozbudzał chęć zakupu.