Wideokonferencja w biznesie

Wideokonferencja w biznesie

Wideokonferencje to sposób na duże oszczędności. Obniżają koszty i przyśpieszają organizację spotkań osób znajdujących się w różnych miejscach

Systemy wideokonferencyjne pozwalają na szybką organizację spotkań służbowych, rozmów z partnerami biznesowymi, wielostronnych konsultacji, albo organizację konferencji, czy szkoleń. Mogą w nich uczestniczyć osoby znajdujące się w dowolnym miejscu na świecie nie ruszając się ze swojego stanowiska pracy.

Wraz ze wzrostem świadomości i wiedzy na temat możliwości wykorzystania rozwiązań wideo dla biznesu również wśród polskich firm rośnie zainteresowanie tego typu sprzętem. Podążając za przykładem przedsiębiorstw w innych krajach, kolejne rodzime firmy wdrażają systemy do wideokonferencji oszczędzając dzięki temu pieniądze i zyskując czas, który tracą ich pracownicy podróżujący służbowo.

Zwrot inwestycji w kilka tygodni

Wykorzystanie nowoczesnych rozwiązań technologicznych w codziennej pracy niewątpliwie podnosi prestiż firm, ale dzięki nim można także ograniczyć koszty. Namacalne korzyści daje firmie wyeliminowanie czasochłonnych podróży służbowych i związanych z nimi wydatków na zakup biletów, paliwa, noclegów, wypłacanych diet itp. To często niemałe obciążenie dla przedsiębiorstw. Jeśli porównamy ich wysokość z kosztem zakupu systemu do wideokonferencji, można łatwo oszacować czas, w jakim zwróci się taka inwestycja. W niektórych firmach, w których pracownicy muszą wyjeżdżać za granicę, taki zakup amortyzuje się już po kilku tygodniach.

Choć już trudniej wyliczyć dokładne wartości, wymierne korzyści przynosi firmie również zwiększona wydajność pracy. Systemy wideo umożliwiają kontakt bardzo zbliżony do tego, jaki mamy w czasie tradycyjnego spotkania. Osoby, które biorą w nich udział mogą dyskutować z innymi uczestnikami w czasie rzeczywistym, pozostając w swoim miejscu pracy. Podczas zebrania, narady, czy szkolenia uczestnicy widzą się, jakby znajdowali się w tej samej sali i rozmawiali ze sobą bezpośrednio, a po zakończonej wideokonferencji mogą od razu wrócić do swoich bieżących zajęć bez czasochłonnej podróży. Taki system komunikacji nie rozbija rytmu pracy, ani życia prywatnego.

I trzecia, być może najbardziej istotna sprawa. Rozwiązania do wideokonferencji dają możliwość błyskawicznego zorganizowania spotkania, kiedy zaistnieje taka potrzeba. Tym samym, umożliwiają podejmowanie szybkich strategicznych decyzji. A te mogą okazać się dla firmy bezcenne. Konsekwentne prowadzenie biznesu na coraz bardziej mobilnym i zglobalizowanym rynku wyłącznie w tradycyjny sposób może z kolei przynieść zgubne skutki.

Urządzenia, terminale, telepresence

Z biznesowych systemów wideo korzystają zarówno duże przedsiębiorstwa, MSP, jak i instytucje publiczne, które posiadają struktury wielooddziałowe, zlokalizowane na terenie całego kraju lub też za granicą.

– Gama rozwiązań Huawei umożliwiających przeprowadzenie wideokonferencji jest szeroka. Z najprostszych urządzeń wyposażonych w oprogramowanie, nagłośnienie i kamerę korzystają także mniejsze firmy. Typowe zintegrowane terminale wyposażone są także w ekran, służący do wyświetlania obrazu. Systemy wideokonferencyjne umożliwiają podłączenie dodatkowych urządzeń, np. laptopów i prezentowania z nich podczas konferencji prezentacji. Oferowana przez nie jakość przekazu HD umożliwia dostarczanie treści multimedialnych w czasie rzeczywistym bez zakłóceń – wyjaśnia Katarzyna Kieras, Dyrektor Enterprise Communication w firmie KONTEL, która jest dystrybutorem rozwiązań wideokonferencyjnych marki Huawei w Polsce.

– Najbardziej profesjonalne urządzenia pozwalają np. na obserwowanie prelegenta na jednym ekranie, a treści prezentacji na drugim ekranie lub też na jednym, podzielonym ekranie. Najwyższej jakości systemy telepresence dedykowane są przede wszystkim do dużych firm i instytucji zatrudniających powyżej 500 osób, które potrzebują kompleksowych rozwiązań. Zainteresowane firmy mogą sprawdzić funkcjonalność systemów do wideokonferencji. Nasza firma oferuje możliwość bezpłatnego przetestowania sprzętu – tłumaczy Katarzyna Kieras.

HUAWEI od wielu lat kontynuuje ekspansję w obszarze rozwiązań wideo dla biznesu. W 2012 roku firma dostarczyła systemy do wideokonferencji do ponad 150 tys. firm. W ubiegłym roku rozwiązanie wideokonferencyjne tej marki uplasowało się w pierwszej trójce w badaniach Wainhouse Research 2012 SpotCheck Videoconferencing. System wideokonferencyjny Huawei został też wymieniony jako jeden z dwóch najlepszych w rankingu Frost & Sullivan 2012 Global Telepresence Market Report.

Ten światowy potentat jest obecny na polskim rynku od 2004 roku. Tylko do 2011 roku systemy wideokonferencyjne tej firmy zostały wdrożone w 200 polskich przedsiębiorstwach.

Narada i szkolenie na dużym ekranie

Przyjrzyjmy się, do czego wykorzystują je nasze rodzime firmy i instytucje. Te, które dysponują takim sprzętem, organizują zebrania zarządu, narady szefów oddziałów, regularne spotkania podsumowujące w formie wideokonferencji.

Cykliczne spotkania w celu omówienia raportów coraz częściej odbywają się przy wykorzystaniu wideokonferencji. Nie da się oczywiście zastąpić w ten sposób wszystkich spotkań, ale znakomitą większość – z powodzeniem.

Sprzęt do wideokonferencji w firmach wykorzystuje się także do szkolenia pracowników. Wyjątkowo sprawdza się zwłaszcza wtedy, jeśli są oni rozproszeni w różnych oddziałach. Szkolenia i prezentacje można zarchiwizować i wykorzystywać później ich nagrania.

Bardziej zaawansowane rozwiązania, jak system HUAWEI RP100 i RP200, pozwalają połączyć wideokonferencję ze streamingiem i udostępnić udział w niej bardzo dużej liczbie osób. Te rozwiązania służą do prowadzenia profesjonalnych prezentacji, podczas których uczestnicy mogą zobaczyć dokładnie zarówno omawiany dokument czy wykres na zbliżeniu i obserwować jednocześnie na ekranie ogólny przebieg i uczestników spotkania.

W służbie HR

Coraz częściej polskie firmy wykorzystują wideokonferencje przy zatrudnianiu nowych pracowników. Jeśli firma ma wiele oddziałów i scentralizowany HR, rekrutacja pracowników w terenie może być problemem. Rozwiązania wideokonferencyjne pozwalają ocenić kandydatów przez odpowiedzialne za to osoby znajdujące się w różnych lokalizacjach. Szczególnie efektywnie sprzęt wideokonferencyjny wykorzystują te firmy, które prowadzą rekrutację na eksponowane stanowiska do swoich oddziałów znajdujących się za granicą.

W Polsce korzystają z rozwiązań wideokonferencyjnych także sądy i prokuratura. Niedawno zostało wdrożone w nich 350 wideoterminali HUAWEI, które służą cyfrowej rejestracji posiedzeń sądowych. Dodatkowo umożliwią zdalne przesłuchiwanie oskarżonych bez potrzeby transportu ich z więzień oraz przesłuchiwanie świadków z różnych miast. W ten sposób sądy prowadzą także konsultacje ze specjalistami i biegłymi, którzy znacznie szybciej mogą wypowiedzieć się w sprawach prowadzonych w całej Polsce.

Systemy wideokonferencyjne przydatne są podczas konsultacji specjalistycznych. Dlatego korzystają z nich coraz częściej szpitale i placówki medyczne. Przypadki chorobowe oglądane w jakości HD są na odległość konsultowane, a przeprowadzane operacje pokazywane studentom.

Bieżące konsultacje wideo przeprowadzane są także przez firmy, które pracują nad jednym projektem w kilku krajach. Do komunikowania się w ten sposób w czterech różnych lokalizacjach może posłużyć już wideoterminal HUAWEI VP9050. Nieduże firmy, które chcą korzystać z komunikacji wideo, zaopatrują się w najprostsze przenośne urządzenie HUAWEI TE30.

Wszechstronne możliwości wykorzystania systemów wideokonferencyjnych w firmach sprzyjają upowszechnianiu się tego rodzaju komunikacji. Jednocześnie rośnie sieć dystrybucyjna tych urządzeń.

Namacalne korzyści daje firmie wyeliminowanie czasochłonnych podróży służbowych i związanych z nimi wydatków na zakup biletów, paliwa, noclegów, wypłacanych diet itp.

Rozwiązania do wideokonferencji dają możliwość błyskawicznego zorganizowania spotkania, kiedy zaistnieje taka potrzeba.