Modern Office Manager Informacje dla osób zarządzających w firmie
Spadek liczby zachorowań na Covid-19 zmotywował część firm do podjęcia decyzji o częściowym przywróceniu pracy stacjonarnej. Zagrożenie kolejną falą pandemii pozostaje realne, jednak pracodawcy wykorzystują obecny, spokojniejszy czas na testowanie nowych rozwiązań. Najczęściej stawiają na pracę hybrydową, w różnych proporcjach pracy w biurze i z domu. Chociaż pracownicy cenią sobie możliwość pojawiania się w siedzibie firmy, to odgórne ustalenia i limity ograniczające home office, często nie spotykają się z ich entuzjazmem.
Jak wynika z danych Eurostatu, w ubiegłym, pandemicznym roku zdalnie zazwyczaj pracowało zaledwie 8,9 proc. aktywnych zawodowo Polaków. Mimo że jest to wynik poniżej średniej dla Unii Europejskiej na poziomie 12,3 proc. to i tak jest zdecydowanie wyższy od tego odnotowanego w Polsce w poprzednich latach (4,6 proc. w 2018 i 2019). W skali wszystkich aktywnych zawodowo osób w Polsce, 8,9 proc. wydaje się niewielkim odsetkiem profesjonalistów zazwyczaj wykonujących swoje obowiązki zdalnie. Jednak w przypadku pracowników biurowych i umysłowych – specjalistów i menedżerów – praca z domu stała się integralną częścią codzienności. Dla niektórych nieprzerwanie od kilkunastu miesięcy.
PRACA HYBRYDOWA W RÓŻNYCH ODSŁONACH
Badanie opisane na łamach „Raportu płacowego Hays 2021” wykazało, iż z rozwiązań pracy elastycznej – w tym pracy zdalnej – na koniec minionego roku korzystało 81 proc. specjalistów i menedżerów. Rok wcześniej odsetek ten wynosił 52 proc. Największy wzrost odsetka firm udostępniających pracę zdalną odnotowano w branżach, w których z uwagi na profil działalności było to niepopularnym rozwiązaniem. Jako przykład mogą posłużyć organizacje z sektora produkcyjnego (+17 p.p. w porównaniu z danymi ze stycznia 2020), branży nieruchomości (+23 p.p.) i budownictwa (+19 p.p.).
Wniosek jest jeden – specjaliści poznali zalety długotrwałej pracy zdalnej, znaleźli swój sposób na organizację pracy w tym formacie i wielu z nich niechętnie wróci do biura w wymiarze 5, 4 a nawet 3 dni w tygodniu. Chociaż istnieją osoby, które nie są zwolennikami pracy z domu, to ogromna grupa pracowników umysłowych nie wyobraża sobie powrotu do zasad obowiązujących przed pandemią. W sytuacji, gdy nowa polityka pracy zdalnej jest dość rygorystyczna, powrót do biura będzie stanowił dla nich wyzwanie.
Niektórzy pracownicy zderzą się z rzeczywistością. Niechętnie powrócą do biur, a raczej niechętnie powrócą do biur w wymiarze narzuconym przez pracodawcę. Obserwacje rynku i wyniki badań pokazują, że stosunkowo niewielu profesjonalistów chciałoby na zawsze zrezygnować z możliwości korzystania z biura. Często jednak chcieliby mieć możliwość pojawiania się w nim kilka razy w miesiącu czy raz na tydzień. Tymczasem proporcje we wdrażanych przez firmy modelach pracy hybrydowej zazwyczaj są odwrócone. Praca zdalna zazwyczaj jest przewidziana na jeden lub dwa dni w tygodniu .
– zauważa Bartosz Dąbkowski, Executive Director w Hays Poland
Jak wynika z raportu „How R U CEE?” opracowanego przez BNP Paribas Real Estate we współpracy z Hays Poland oraz act legal Polska, najwięcej bo aż 41 proc. specjalistów i menedżerów po pandemii chciałoby pracować zdalnie przez większość dni w tygodniu. Kolejne 39 proc. respondentów preferowałoby pracę z domu w wymiarze 1-2 dni w tygodniu. Chęć świadczenia pracy wyłącznie w formule home office – a tym samym całkowitej rezygnacji z biura – zadeklarowało zaledwie 11 proc. pracowników.
Czy po pandemii chciał(a)byś pracować zdalnie?
| 11% | Tak, wyłącznie zdalnie |
| 41% | Tak, zdalnie przez większość dni w tygodniu |
| 39% | Tak, zdalnie, przez 1-2 dni w tygodniu |
| 9% | Nie, wolę pracować wyłącznie z biura |
Źródło: Raport BNP Paribas Real Estate, Hays Poland, act legal Polska, „How R U CEE?”, kwiecień 2021.
IDZIE NOWE, CHOĆ CZĘŚCIOWO STARE
Jeśli pracownicy przez ponad rok przez większość czasu pracowali z domu, to trudne będzie przyzwyczajenie się z dnia na dzień do modelu, w którym dominuje praca stacjonarna. Wymaga to zmiany nawyków i dopasowania rozkładu dnia, tj. godziny porannej pobudki, zarezerwowania czasu na dojazdy i zapewnienia opieki dzieciom.
Elementy, które przed pandemią należały do codzienności i były czymś naturalnym, obecnie mogą wzbudzać niepewność i wymagać przystosowania. Kilkanaście miesięcy pracy z domu to przecież wystarczający czas, aby wypracować zupełnie nowe przyzwyczajenia, sposoby funkcjonowania w sferze zawodowej i komunikacji biznesowej. Wiele osób w tym okresie ani razu nie widziało się ze swoim zespołem. Są też pracownicy, którzy dołączyli do firmy w czasie pandemii i nigdy nawet nie odwiedzili biura, a swoich najbliższych współpracowników znają wyłącznie z ekranu komputera.
Stąd też pomimo obowiązujących ograniczeń, organizacje starają się stopniowo powracać do sposobu pracy sprzed pandemii. Wymaga to odpowiedniego planowania i początkowo może wydawać się niekomfortowe. Natomiast większość specjalistów i menedżerów powinno przynajmniej mentalnie przygotować się na częściowe przywrócenie tradycyjnego modelu pracy.
WYZWANIE: ZACHĘCIĆ DO PRACY Z BIURA
Choć koncepcja powrotu do biura niektórym może wydawać się nieatrakcyjna, to najtrudniejszy będzie początkowy okres. Pierwsze tygodnie pracy hybrydowej będą czasem dostosowania się do nowej sytuacji, co zapewne będzie wymagało większego zaangażowania kadry zarządzającej. Pomocne mogą być nieformalne spotkania i okazje do swobodnych rozmów, np. przy kawie. Współpracownicy muszą się bowiem przyzwyczaić nie tylko do dojazdów, ale przede wszystkim do siebie – do tego, że dynamika pracy w biurze jest inna niż samodzielna praca w domowym zaciszu.
Największe wyzwanie stoi przed firmami, które przez cały okres pandemii pracowały w pełni zdalnie. Przez kilkanaście miesięcy nawet w firmach o najniższej rotacji musiały zajść pewne zmiany personalne – awanse, odejścia, nowi członkowie zespołu. Jeśli pracownicy doświadczali tego pracując z domu, to teraz po powrocie do biura muszą się dotrzeć, poznać. Regularne zespołowe wideokonferencje nie zastąpią w pełni tradycyjnych form budowania relacji wśród najbliższych współpracowników
– zauważa Bartosz Dąbkowski z Hays Poland.
Zdalny proces wdrożenia nowych pracowników pod wieloma względami zdał egzamin. Udało się przenieść jego elementy do świata online, wypracować logistykę wyposażenia nowych osób w niezbędne narzędzia, rozplanować wirtualną komunikację z pracownikiem w pierwszych dniach pracy. Część z wdrożonych usprawnień zostanie w firmach na stałe. Pracodawcy zauważają jednak, że niektóre elementy procesu onboardingu są bardziej efektywne, gdy przeprowadza się je tradycyjnie. Dzięki bezpośredniemu kontaktowi ze współpracownikami nowe osoby szybciej stają się samodzielne i skuteczne w biznesie. Wdrożenie jest łatwiejsze, gdy możliwe jest doświadczenie atmosfery firmy, odbywanie spontanicznych spotkań i rozmów.
Wiele organizacji zaplanowało działania, które mają zachęcić pracowników do powrotu do biura. Najczęściej wdrażają procedury sanitarne oraz inne rozwiązania, wzmacniające poczucie bezpieczeństwa. W ostatnim czasie popularne były wszelkiego rodzaju inwestycje w siedzibę firmy – przeprowadzki do budynków o wyższym standardzie, reorganizacje stanowisk pracy oraz remonty mające na celu uczynienie przestrzeni biurowej bardziej ergonomiczną i atrakcyjną. Co więcej, niektórzy pracodawcy kuszą pracowników benefitami dostępnymi wyłącznie w biurze, np. przekąskami i usługami dostępnymi wyłącznie na miejscu
– wyjaśnia Bartosz Dąbkowski.
Niezaprzeczalnie zmienia się funkcja biur. Firmy decydujące się na wdrożenie pracy hybrydowej w modelu 1-4 lub 2-3, w których przeważa home office, często decydują się na dostosowanie przestrzeni biurowej do tzw. hot deskingu. Pracownicy nie mają na stałe przypisanych stanowisk pracy, więc jeśli chcą pojawić się w siedzibie firmy, muszą uprzednio zarezerwować biurko za pośrednictwem wewnętrznego systemu lub aplikacji mobilnej. Biura częściej będą zatem odgrywać rolę integracyjną. Będą miejscem spotkań, przestrzenią kreatywną, w której odbywają się burze mózgów i powstają innowacyjne pomysły.
