Zanim wynajmiesz nowe biuro…

Jak pozyskać zintegrowane środowisko pracy oraz usługi doradcze na rynku nieruchomości? Odpowiedź na to pytanie znajdziemy w komentarzu ekspertów z firmy doradczej CBRE

Nakłady związane z pozyskaniem nieruchomości stanowią zazwyczaj jeden z kosztów stałych każdej firmy. Nie dziwi zatem fakt, że zbliżającemu się terminowi wygaśnięcia dzierżawy towarzyszy często wiele emocji. W czasach trudnych dla biznesu właściciele oraz zarządy firm skrupulatnie sprawdzają, czy zajmowana powierzchnia odpowiada potrzebom rozwijającej się organizacji.

Kwestia wyboru optymalnej powierzchni biurowej dotyczy nie tylko pozyskania samej przestrzeni, ale także wyboru modelu pracy (przykładem może być nowa koncepcja Agile Office tzw. elastycznego biura), który coraz częściej determinuje decyzję o wyborze nowego biura.

Kluczowe decyzje podejmuje zarząd, ale to administratorzy budynku mają obowiązek dostarczyć wszelkie dane i informacje, na podstawie których podjęte zostaną decyzje. W ostatnich 24-18 miesiącach poprzedzających wygaśnięcie umowy najmu zarząd będzie musiał podjąć istotne decyzje, a renegocjacja i przedłużenie umowy nie stanowią już jedynej opcji. Stanie on przed trudnym wyborem, ponieważ w grę wchodzą różne scenariusze (m.in. przedłużenie umowy i adaptacja, nowa powierzchnia, sprzedaż i najem zwrotny, nabycie i zajęcie nowej powierzchni), często związane także ze zmianą modelu pracy. Podjęcie takiej decyzji może być niezwykle trudne i potrzebne będzie profesjonalne wsparcie.

Odpowiedzią rynku na tego typu dylematy są zintegrowane usługi dla najemców, świadczone wspólnie przez grupę specjalistów zajmujących się wynajmem biur oraz rzeczoznawców budowlanych, którzy razem służą kompleksowym doradztwem w kwestii relokacji.

Jonathan Steer

Dyrektor działu doradztwa budowlanego, CBRE

Aby móc służyć kompleksowym doradztwem, należy dysponować ogromną wiedzą i doświadczeniem z wielu dziedzin, które pozwolą spojrzeć na dany problem z licznych perspektyw. Na bogatym doświadczeniu i wiedzy bazuje nasza oferta zintegrowanych usług doradczych.

Usługi typu Workplace Consultancy coraz częściej odgrywają istotną rolę w procesie relokacji, ponieważ dostarczają najemcy gruntowną wiedzę na temat jego własnych potrzeb, przez co ułatwiają podjęcie przemyślanej decyzji przy wyborze nieruchomości. Usługi Workplace Consultancy dostarczają m.in informacje na temat aktywności biurowej danego najemcy. Informacja ta jest istotna, ponieważ opiera się na obserwacji rzeczywistych zachowań, a nie na szacunkach Zarządu firmy.

Zdefiniowanie zakresu działań ma kluczowe znaczenie dla procesu pozyskania nieruchomości, począwszy od zgłoszenia zapytania ofertowego, a skończywszy na przestrzeni dopasowanej do potrzeb najemcy.

Pierwszą kwestią, która niepokoi administratora obiektu, jest wytyczenie zakresu usług, ponieważ wielu najemców uważa, że są w stanie przeprowadzić wszystkie działania we własnym zakresie lub przy pomocy grupy niezależnych ekspertów.

Podczas gdy administrator budynku ma głęboką wiedzę na temat jednego tylko obiektu, doradca ds. nieruchomości ma doświadczenie obejmujące cały rynek, dzięki czemu jego opinia może mieć kluczowe znaczenie w procesie podejmowania decyzji. – Kompleksowe doradztwo, które obejmuje ekspertyzę techniczną, zarządzanie budynkiem i projekt nowej przestrzeni, a przy tym bazuje na doświadczeniu na rynku nieruchomości, to najbezpieczniejszy sposób, by zmaksymalizować potencjał organizacji i wybrać możliwie najlepszą ofertę na rynku. Należy dodać, że jeden rzetelny partner w trakcie całego procesu zapewnia zaangażowanie i gwarancję uzyskania najlepszych efektów – podsumowuje Jonathan Steer.

Gdy ustalimy już zakres kompleksowej usługi, pojawia się potrzeba stworzenia spójnej metody wyceny, która pozwoliłaby na wiarygodne porównanie przygotowanych ofert. Zapytanie ofertowe powinno również przewidywać opłatę wnoszoną przez właściciela nieruchomości i sposób jej naliczania. Pozornie niska wartość oferty zaproponowanej przez konsultanta może oznaczać ukryte opłaty przekazane konsultantowi z innych źródeł – caveat emptor!

Dobrze przygotowane i przemyślane zapytanie ofertowe, choć może sprawiać wrażenie pracochłonnego procesu, który przez wielu byłby najchętniej pominięty, w efekcie redukuje zaangażowanie zasobów najemcy oraz minimalizuje ponoszone przez niego koszty i ryzyko związane z nietrafionym wyborem nieruchomości w coraz szybciej zmieniającym się i coraz bardziej wymagającym środowisku biznesowym.