Modern Office Manager Informacje dla osób zarządzających w firmie
Kiedy szukamy oszczędności w naszym biznesie, mało komu do głowy przychodzi to, że całkiem sporo można zaoszczędzić na druku. Według danych Gartnera pełna optymalizacja procesów drukowania w firmie pozwala przynieść oszczędności rzędu nawet 30 proc.
Na początek warto przypomnieć starą prawdę, że koszt zakupu sprzętu to nie wszystko. Wiedzą to doskonale wszyscy ci, którzy kupili tanią drukarkę atramentową. Komplet tuszy do takiego sprzętu kosztuje często więcej, niż fabrycznie nowe urządzenie. Szacuje się, że wydatki związane z samym nabyciem urządzenia wielofunkcyjnego lub drukarki to tylko od 5 do 15% całkowitych wydatków związanych z eksploatacją i tym, jaki finalnie będzie koszt wydruku.
Chcąc znacząco obniżyć koszty związane z drukiem w firmie, warto zacząć od analizy naszych potrzeb i przeglądu posiadanego sprzętu.
Na TCO (Total Cost of Ownership – Całkowity Koszt Posiadania) wpływa w dużej mierze również sposób, w jaki wykorzystujemy urządzenia w firmie – mówi Krzysztof Nakielski, Product Manager z firmy OKI. Sposób zarządzania drukiem jest niezmiernie ważny i może przynieść firmie wiele oszczędności.
By sprawdzić, jak nasza firma radzi sobie w tym zakresie, możemy przeprowadzić audyt. Jeśli nie mamy do tego odpowiednich kompetencji, z pomocą przyjdą specjaliści, którzy dokładnie wskażą słabe punkty, generujące niepotrzebne koszty. Odpowiedzą na trudne pytania. Czy dział księgowości drukujący faktury potrzebuje rozbudowanego urządzenia kolorowego? A czy dział marketingu, zamiast zlecać wydruki na zewnątrz nie może ich znacznie niższym kosztem wykonywać na miejscu?
Kolejnym złym rozwiązaniem, przez które nie udaje się nam zaoszczędzić na druku jest utrzymywanie sprzętu różnych producentów. Wówczas nie dość, że musimy posiadać spore zapasy niekompatybilnych ze sobą materiałów eksploatacyjnych i części, to dodatkowo wiążemy się umowami serwisowymi z kilkoma podmiotami. Dużo taniej jest mieć jedną umowę.
Podobnie jest z niedopasowaniem sprzętu do potrzeb naszego biznesu. Nie zawsze wiele małych drukarek okazuje się tańszych od jednego rozwiązania profesjonalnego. A zamiast oddzielnej drukarki i faksu – może warto wybrać urządzenie wielofunkcyjne. Podobnie w drugą stronę, kiedy wybieramy rozwiązania zbyt zaawansowane. Do tego warto zwrócić uwagę na szczegóły – np. czy dokumenty drukujemy dwustronnie i czy część komunikacji wewnętrznej nie mogłaby zostać przeniesiona z papieru do formy elektronicznej.
Szukajmy oszczędności, wybierając sprzęt jak najmniej awaryjny. Przy zakupie sprzętu poza parametrami – takimi jak: szybkość druku, rozdzielczość drukowania, obsługiwane formaty – warto zwrócić uwagę również na technologię druku wykorzystywaną w danym urządzeniu. Najmniej awaryjną technologią są drukarki zbudowane w oparciu o diody LED.
Dzięki temu, że pozbawiono ich skomplikowanych układów luster stosowanych w drukarkach laserowych, udało się uzyskać praktycznie bezawaryjne urządzenia. Do tego diody organiczne mają praktycznie nieograniczoną czasowo żywotność – tłumaczy Krzysztof Nakielski, Product Manager z firmy OKI.
Każdy przestój drukarki to koszt serwisu, a czasem konieczność dzierżawy urządzenia zastępczego. Bezawaryjny sprzęt pozwala wprost zaoszczędzić na druku, przy niemal identycznych kosztach codziennej eksploatacji.
Zaoszczędzić na druku możemy także, przenosząc część, wydawać by się mogło profesjonalnych wydruków, do naszej firmy. Coraz więcej tańszych i mniejszych urządzeń proponuje rozwiązania dostępne do tej pory tylko w profesjonalnych drukarniach. Na przykład drukarki OKI wyposażone w neonowe, białe lub fluorescencyjne tonery pozwolą przygotować wiele profesjonalnych materiałów reklamowych na miejscu, w firmie – np. katalogi, plakaty czy zaproszenia.
Druk to wielowymiarowa kwestia, obecna w każdej firmie – przyjrzenie się jej bliżej – może przynieść wiele wymiernych korzyści dla nas i naszego przedsiębiorstwa.
O OKI Europe
OKI Europe Ltd jest działem OKI Data Corporation, globalnej firmy zajmującej się działalnością typu business-to-business, która koncentruje się na tworzeniu profesjonalnych drukujących produktów, aplikacji i usług komunikacyjnych typu in-house, mających zwiększać wydajność dzisiejszych i przyszłych przedsięwzięć.
Jest to firma o ugruntowanej pozycji jednej z wiodących marek rozwiązań w obszarze druku, zarówno pod względem wartości, jak i sprzedanych produktów. Przez ponad 60 lat OKI Europe dostarcza zaawansowane rozwiązania druku na całym świecie, wprowadzając przełomowe technologie, które wspierają potrzeby zarówno dużych jak i małych firm. Nasz pionierski rozwój technologii druku cyfrowego LED umieścił OKI w rynkowej czołówce firm dostarczających przyjazne środowisku, ekologiczne, urządzenia drukujące w wysokiej rozdzielczości.
Oprócz szerokiego portfolio wielokrotnie nagradzanych drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych, OKI oferuje szereg usług, które pomagają zoptymalizować drukowanie i obieg dokumentów. To, wraz z zintegrowanym pakietem technologii i narzędzi programowych, może pomóc firmom przejąć kontrolę nad kosztami druku i prowadzeniem dokumentacji w bezpiecznym środowisku, niezależnie czy praca biura bazuje na mobilności czy rozwiązaniach w chmurze.
Obecnie OKI Europe zatrudnia około 1100 osób w 21 lokalizacjach (biura handlowe i zakłady produkcyjne) i jest reprezentowany w 60 krajach w całym regionie EMEA.
OKI Data Corporation jest częścią OKI Electric Industry Co. Ltd. z siedzibą w Tokyo, który jako pierwszy japoński producent telekomunikacyjny został założony w 1881 r.
Więcej informacji znajduje się na stronie www.oki.pl oraz www.okieurope.com
