Zarządzaj dokumentami z ELO ECM Suite

System ELO jest systemem elektronicznego zarządzania dokumentami wraz z elektronicznym archiwum. ELO oferuje różne rozwiązania ułatwiające osiągnięcie sukcesu począwszy od zwykłego, zgodnego z przepisami archiwizowania dokumentów, a skończywszy na obowiązującym w całym przedsiębiorstwie systemie zarządzania wiedzą, współpracującym z istniejącym oprogramowaniem.

Dzięki systemowi ELO ECM Suite mogą Państwo zwiększyć swoją efektywność gospodarczą poprawiając procesy wewnątrz firmowe. Efektywny system IT gwarantuje szybkość, wysoka jakość oraz oszczędności.

Firmy – małe, duże muszą w coraz większym stopniu walczyć z nadmiarem danych. Nie ma przy tym znaczenia, czy dokumenty mają klasyczną postać papierową, czy też cyfrową lub formę wiadomości e-mail. Ilość danych wciąż rośnie. Tylko ktoś, kto przetwarza te informacje możliwie najefektywniej i w zautomatyzowany sposób, może utrzymać się w dłuższej perspektywie na rynku.

ELO Digital Office jest doświadczonym producentem funkcjonalnych rozwiązań, przy pomocy, których można efektywniej zorganizować tak zarządzanie informacją, jak i przypisane do niego procesy biznesowe. Opracowane specjalnie na potrzeby przedsiębiorstw oprogramowanie Enterprise Content Management (ECM) wspomaga użytkowników przy pomocy swych składników i konfigurowalnych indywidualnie interfejsów w realizacji optymalnie zaprojektowanych do głównego pola działalności firmy procesów.

Produkty ELO®, ze względu na swoją elastyczność i wysoką wydajność, są używane w przedsiębiorstwach wszystkich branż i wielkości.

Dokumenty jak w segregatorze

Program ELO charakteryzuje się niekonwencjonalnym podejściem do zagadnień zarządzania i archiwizacji dokumentacji, jest on dosłownym przeniesieniem na ekran monitora tradycyjnego sposobu postępowania z dokumentami. Mianowicie na ekranie widzimy otwarty segregator, w którym kartkujemy zdeponowane tam dokumenty.

Treść każdego dokumentu możemy poddać edycji, przesłać do innego pracownika, wydrukować, powielić, skopiować, dodać karteczki, stemple itp. Intuicyjność obsługi interfejsu zjednała programowi bardzo wielu użytkowników, efektem są zajmowane najwyższe pozycje w rankingach oprogramowania DMS/ECM.

W całym elektronicznym archiwum do dyspozycji mamy rozbudowane i elastyczne funkcje wyszukiwania, których skuteczność możemy dowolnie modyfikować, dopasowując je do własnych, często zmienianych wymagań. Dzięki ELO można stworzyć lepszą infrastrukturę dla bezpieczniejszych, szybszych i oszczędniejszych procesów w przedsiębiorstwie.

ELO Click&Find  –  Wyszukiwanie Intuicyjne

Moduły zawarte w ELO umożliwiają z dowolnej aplikacji drukować do ELO i przez to archiwizować dokument. Można ten dokument naturalnie też wysłać mailem…. Idealna funkcja dla faktur elektronicznych.

ELO Print&Archive  –  Drukowanie, archiwizowanie, wysyłanie

ELO Dropzone   –    Archiwizowanie automatyczne i logiczne

Dzięki ELO możliwe jest dostosowanie cyklu życia Państwa dokumentów do wymagań panujących w przedsiębiorstwie

i wymagań ustawowych. Spektrum naszej oferty sięga od automatycznego indeksowania (słowa kluczowe) aż po przemyślany sposób zarządzania uprawnieniami. Ponadto serwer archiwizacyjny ELO chroni Państwa dokumenty przed manipulacją lub choćby nawet wglądem ze strony osób niepożądanych.

Zarchiwizowane i czytelne

W celu długotrwałego archiwizowania ELO może przekształcić dokumenty w graficzne pliki TIFF, PDF lub PDF/A. W takiej formie dokumenty pozostaną czytelne przez wiele lat. ELO też ma możliwość zapisywanie dokumentów w Archiwum ze statusem Revision security, istnieje również możliwość przyłączenia pamięci długotrwałych, takich jak Jukebox, Tape-Roboter, dyski magnetyczne ECM, IBM czy NetApp lub zapisanie danych z serwera na kilka platform hardwareowych.

Workflow  –  Realizacja procesów biznesowych pod ELO

W ELO można przy pomocy graficznego interfejsu dowolne standardowe procesy realizować. Czy one są związane z dokumentami czy dotyczą np. wnioski urlopowe nie ma znaczenia. Obok standardowych obiegach można korzystać tez
z obiegów Adhoc. Można węzły w obiegu według sytuacji nawet dynamicznie wyłączyć lub dodać i procesy dopasować do aktualnej sytuacji.

W Polsce przez partnerów Biznesowych ELO realizowane są np. integracje do Sage symfonia i CDN Opteam. Standardowo przy instalacji ELO jest zawsze dodawany moduł Fulltext, przy pomocy, którego można poddać każdy dokument procedurze OCR, co umożliwia szukanie nawet na skanach według słów zawartych w treści.

Jak podglądać dokumenty z zewnątrz?

W zależności od wymagania do instalacji, integracji oraz środowiska klienta dostępne są dodatkowe moduły, jak np.
XML-Importer do masowego importu lub moduł WebAccess, który umożliwia, że każdy pracownik może mieć podgląd do „swoich” dokumentów nawet z zewnątrz, o ile jest to wymagane, również z tabletu.

ELO wykorzystuje wiele różnych koncepcji zabezpieczania danych dostosowane do wymogów i potrzeb. I tak istnieje możliwość przyłączenia pamięci długotrwałych, takich jak Jukebox, Tape-Roboter czy dyski magnetyczne ECM czy IBM albo NetApp. Ponadto możliwe jest zapisanie danych z serwera na kilka platform hardwareowych, można dowolne ścieżki zapisu zdefiniować np. według rodzaju dokumentu.

ELO naturalnie też posiada różne interfejsy do Integracji do istniejącej otoczenia informatycznego. Tak jak istnieje możliwość integracji ELO do programów MS Axapta i Navision mamy też certyfikowany Interfejs do SAP, który jest w pełni zgodny z wymaganiami SAP Archivelink. W Polsce przez partnerów Biznesowych ELO realizowane są np. integracje do Sage symfonia i CDN Opteam.

Polska spółka ELO Digital Office Sp. z o. o. i jej partnerzy służą wszystkim klientom fachowym doradztwem oraz oferują indywidualne rozwiązania. Mamy atrakcyjne propozycje – oferty dla małych, średnich i dużych firm a także dla instytucji publicznych, samorządów i urzędów.