Zarządzaj pytaniami w biznesie

Kto zbierał informacje na temat naszej firmy? Kiedy i dlaczego sprawdzał naszą sytuację finansową? Czego się dowiedział? Czy znamy odpowiedzi na wszystkie te pytania? Wbrew pozorom, ciekawość to pierwszy stopień do… intratnego biznesu.

Niektóre portale społecznościowe oferują nam narzędzia, które pozwalają zaspokoić ciekawość i odpowiedzieć na pytanie, kto nas sprawdzał. Ludzie odwiedzają nasz profil z różnych względów: headhunterzy próbujący zrekrutować do pracy najlepszych specjalistów, konkurencja oceniająca nasze kompetencje i szukająca słabych punktów w naszym życiorysie, dawno nie widziani znajomi sprawdzający, czy coś się u nas zmieniło. Informacja na nasz temat jest im potrzebna do różnych celów, bo jak mawiał Albert Einstein: „Ciekawość nie istnieje bez przyczyny”.

Podobnie jest w biznesie. Za każdym pytaniem kryje się cel, jakaś strategia, obawa czy nawet konkretne działanie, które ma być podjęte. Nikt nie zadaje pytań bez powodu. Ale skąd mamy wiedzieć, kto pyta i kiedy? Jak w porę dostrzec zagrożenie lub szansę? Skoro jesteśmy ciekawi, kto odwiedzał nasz profil na portalu społecznościowym, jeżeli analizujemy, z jakich adresów IP klienci odwiedzają stronę internetową naszej firmy, dlaczego nie zainteresujemy się, kto chciał pogłębić wiedzę na temat prowadzonej przez nas działalności gospodarczej?

Prawdziwą skarbnicą wiedzy o tym, kto szuka informacji na nasz temat i jakie dane zostały mu przekazane, jest rejestr zapytań w Krajowym Rejestrze Długów. Raport z rejestru zapytań obejmuje: datę ujawnienia informacji gospodarczych, firmę lub osobę, której udzielono odpowiedzi, oraz to, jakie informacje jej przekazano. Pozwala więc w pełni kontrolować informacje udzielane przyszłym kontrahentom lub naszej konkurencji.

– Sprawdzanie własnej firmy w rejestrze zapytań oraz kto pytał o moją firmę i jakie informacje zostały ujawnione, to opcja bezpłatna dla wszystkich klientów KRD – wyjaśnia Adam Łącki, prezes Zarządu Krajowego Rejestru Długów Biura Informacji Gospodarczej. – Zgodnie z Ustawą o udostępnianiu informacji gospodarczych i wymianie danych gospodarczych, każdy przedsiębiorca i konsument ma prawo pobrać z Krajowego Rejestru Długów informację z rejestru zapytań. Klienci KRD mają stały i bezpłatny wgląd do rejestru zapytań. Pozostali przedsiębiorcy i konsumenci raz na pół roku mogą bezpłatnie dokonać takiego sprawdzenia, płacąc tylko za wydruk i wysłanie informacji – dodaje Adam Łącki.

Jeśli wiemy, kto i w jakim czasie dowiadywał się na nasz temat, możemy w porę zareagować i podjąć odpowiednie kroki. A pytającym może być każdy – zarówno konkurencja, jak i przyszły klient.

Jeśli konkurencja – to prawdopodobnie ma wobec naszej firmy jakieś plany. W grę może wchodzić przejęcie kontaktów biznesowych lub próba udaremnienia pewnych działań. Zainteresowanie rywala naszą sytuacją finansową nigdy nie jest przypadkowe i wzrasta, gdy na przykład bierzemy udział w przetargu, ubiegamy się o intratne zlecenie czy wprowadzamy na rynek nowy produkt lub usługę. Konkurencyjna firma zrobi wówczas wszystko, aby zdobyć o nas jak najwięcej informacji.

Oczywiście nie tylko konkurencja nas sprawdza. Możemy także budzić zainteresowanie potencjalnych klientów. Zgodnie z maksymą Dale’a Carnegie’a „Sukces w sprzedaży nie zależy od tych, których ty znasz. Ważne jest, kto chce poznać ciebie”. A tego dowiadujemy się właśnie z rejestru zapytań. Pobierając raport, otrzymujemy cenną informację o tym, że dana firma, potencjalny klient, jest zainteresowany podjęciem współpracy z nami.

Co możemy zrobić w tej sytuacji? Kuć żelazo, póki gorące, czyli iść za ciosem i podtrzymać zainteresowanie naszą firmą: zaprosić kontrahenta na spotkanie biznesowe czy przygotować dla niego atrakcyjna ofertę.

Gorzej, jeśli zdarzyło nam się nie opłacić na czas faktury, zwlekamy wobec kogoś z płatnościami albo notorycznie unikamy płacenia. Wówczas zniecierpliwiony wierzyciel może nas dopisać do KRD jako dłużników. W tej sytuacji rejestr zapytań będzie już dla nas tylko listą straconych okazji. Czarno na białym pokaże nam, ilu potencjalnych kontrahentów zrezygnowało ze współpracy przez nasze nieuregulowane zobowiązania. Wiadomo przecież, że jeśli ktoś notorycznie zalega z opłatami wobec innych, to również i w tym przypadku może nie zapłacić za towar lub usługę. Kto chciałby ryzykować taką współpracę?

Rejestr zapytań pokazuje więc realne zainteresowanie naszą firmą w świecie biznesu. Ostrzega innych przed ryzykiem współpracy z nami lub zachęca, potwierdzając, że jesteśmy rzetelnymi płatnikami.

Okazuje się jednak, że pozwala na coś więcej. Nam samym pomaga bowiem określić efektywność reklamy, z której korzystamy. Im więcej sprawdzeń i zapytań ze strony otoczenia biznesowego, tym reklama jest bardziej skuteczna. Dotarła do większej grupy ludzi, którzy na jej podstawie zainteresowali się biznesowo naszą firmą i zasięgnęli na nasz temat dodatkowych informacji.

– Przedsiębiorcy wykorzystują rejestr zapytań na różne sposoby, ale cel jest zawsze ten sam: poszerzyć swoją wiedzę na temat firm, które się nimi interesują. Pobranie raportu z rejestru zapytań nie kosztuje nic, a może być początkiem wielomilionowego kontraktu. Przedsiębiorcy, którzy raz skorzystali z tej usługi, nie wyobrażają sobie bez tego prowadzenia biznesu – podsumowuje Adam Łącki.